Disse rapportene hentes fra regnskapet i SAP. Dvs. at man her bare får med regnskapsførte data.
Formål
Denne rapporten har en rekke forskjellige formål:
•Den brukes til å skrive ut lønnsjournalen for reiser.
•Den kan vise utestående reiseforskudd utbetalt gjennom SAP.
•Den kan vise reiseforskudd som er utbetalt gjennom økonomisystemet og gjort opp i SAP.
•Den kan brukes til kontroll av oppgavepliktige beløp.
•Den kan brukes til å vise all konteringsinformasjon på reiser.
•Den kan brukes til å finne de såkalte reiseforskyvningene som benyttes ved avstemming mellom SAP og økonomisystemet.
Forutsetning
At det er registrert reiser og/eller reiseforskudd og at disse er regnskapsført.
Transaksjonskoder
YHR_REISEDATA
Utestående reiseforskudd
Dersom dere skal bruke rapporten til avstemming av utestående reiseforskudd mot regnskapet, må dere sette inn firmakode og den hovedbokskonto dere fører reiseforskudd på. Konteringsdato til settes lik den siste datoen i den perioden dere skal avstemme. Oppsett settes lik /CUS&OPAL04.
Resultat av spørringen blir seende slik ut. Utskriften viser alle utestående reiseforskudd som er registrert i SAP per den oppgitte datoen.
Sluttdato viser reisens sluttdato slik at det er et grunnlag for å purre på reiseforskudd der det er gått mer enn 30 dager siden reisen ble avsluttet.
Reiseforskudd som er utbetalt gjennom økonomisystemet
Reiseforskudd som utbetales gjennom økonomisystemet, blir gjerne gjort opp ved at det registreres en reiseregning i SAP. Ved hjelp av denne rapporten kan vi også kontrollere hvilke reiseforskudd som er utbetalt gjennom økonomisystemet og trukket inn igjen i SAP i en oppgitt periode. Dere må bruke variant /CUS&OPAL05.
Resultat av spørringen blir seende slik ut. Utskriften viser alle reiseforskudd som er utbetalt gjennom økonomisystemet og trukket inn ved at reiseregningen er registrert i SAP i den oppgitte perioden.
Konteringsdato viser når forskuddet er gjort opp.
Oppfølging av oppgaveplikten
Denne rapporten kan også brukes til oppfølging av oppgavepliktige beløp.
Dere må sette inn firmakode og oppgi den perioden dere skal kontrollere oppgaveplikten for.
For å få med dere alle oppgavepliktige beløp, må dere krysse av for Vis også reiser med 0 i saldo og bruke oppsettet /CUS&OPAL01.
Resultat av spørringen blir seende slik ut. Utskriften viser alle oppgavepliktige beløp for reiser som er registrert i SAP i den oppgitte perioden.
Oversikt over reiseutgiftene
Firmakode registreres. I tillegg setter dere inn konteringsdato fra og til krysser av for Vis også reiser med 0 i saldo.
Resultat blir seende omtrent slik ut. I dette eksempelet har vi sortert på kostnadssted og lagt inn delsummer for hvert kostnadssted.
Reiseforskyvninger
Reiseforskudd og reiseregninger behandles i regnskapsdelen av SAP. Ved hver lønnskjøring (hovedlønn og korrigeringskjøringer) overføres dataene til lønnsdelen av systemet slik at de kommer med på trekkoppgjøret med skattemyndighetene (T2-oppgjøret) og på lønns- og trekkoppgavene.
Når dere rapporteres til skattemyndighetene for en bestemt termin, vil dere derfor også få med de reiseregningene som er behandlet etter at den siste lønnskjøringen for forrige termin ble kjørt. Dere vil imidlertid ikke få med de reiseregningene som eventuelt er behandlet etter at den siste lønnskjøringen for inneværende termin er kjørt.
Dersom den siste lønnskjøringen for juni for eksempel kjøres den 6.6, vil de reiseregningene som er behandlet i perioden 6.6 til 30.6 ikke komme med på trekkoppgjøret for 3. termin. De vil først komme med på 4. termin. I regnskapet vil de derimot bli postert på regnskapsperiode 06 som tilhører 3. termin.
Tilsvarende vil de reiseregningene som er behandlet etter den siste lønnskjøringen i 4. termin, først komme med på 5. termin, men vil bli regnskapsført på regnskapsperiode 08 som tilhører 4. termin.
Dette gjør at dere må korrigere for disse forskyvningene når dere skal avtemme skattetrekker, oppgaveplikten og arbeidsgiveravgiften.
Dere kan bruke YHR_REISEDATA til å finne disse reiseforskyvningene. I dette tilfellet kan dere krysse av for Beregne konteringsdato (termin). Hvis dere ikke oppgir termin, vil systemet automatisk sette inn den sist avsluttete terminen. Deretter vil det finne hvilken dato den første lønnsberegningen i terminen ble foretatt og hvilken dato den siste lønnsberegningen ble foretatt.
Svarer dere Ja her vil systemet sette inn disse datoene i konteringsdato fra og til. I dette tilfellet får ikke lov til å endre disse datoene etterpå.
Normalt skal dere svare Nei slik at dere kan rette Konteringsdato til den siste datoen i den perioden dere skal beregne reiseforskyvningene for.
Da finner dere reiseforskyvningene for begynnelsen av terminen.
Tilsvarende må dere spørre på 5 termin og finne forskyvningen for slutten av terminen ved å oppgi datoen for den siste lønnskjøringen i august i Konteringsdato fra og 31.8 i Konteringsdato til.