Regler

Regulativ

Regulativ A (tjenestereise på hotell), B (dagsreise innland), C (dagsreise innland, trekkpliktig), H (tjenestereise hybel/privat med kokemuligheter) og U (utgiftsrefusjon) er aktuelle for godkjenning.

Andre regulativ settes til manuell kontroll.

Utenlandsreiser

Utenlandsreiser settes til manuell kontroll.

Flere reisemål

Reiser med flere reisemål settes til manuell kontroll.

Formål

Obligatorisk felt, alltid utfylt.

Dersom feltet kun inneholder ett av disse ordene, «møte», «kurs», «seminar», «samling», «tjenestereise», «diverse» (inkl. noen bøyningsformer) returneres reisen med returtekst:
Formål må fylles ut så konkret som mulig. "Møte", "kurs", "seminar", "samling", "tjenestereise" er ikke konkret nok. Det må komme frem hvilket arrangement/kurs/møte du har vært på.

Kilometergodtgjørelse

Opptil 500 km godkjennes (totalt for reisen).

Startsted, sluttsted og navn på passasjerer ved passasjertillegg er obligatoriske felter. Navn på passasjer må være over tre tegn.

Kilometergodtgjørelse for «hjem-arbeid» over 20 km på én strekning settes til manuell kontroll. «Hjem-arbeid» er kjøretøytype «Bil, hjem-arb.», «El-bil, hjem-arb.», «Motorsykkel, hjem-arb.».

Kostgodtgjørelse

Kostgodtgjørelse godkjennes, og ingen kostgodtgjørelse godkjennes.

Regulativ B-reiser med kostgodtgjørelse settes til manuell kontroll dersom den inneholder 1-30 km total kilometergodtgjørelse og ingen transportutgiftstyper (XKOL, KOLL, KOLB, FLYB, FLY, XFLY, TAXI, XTAX, TAXB, FØRS, XFØR, BIL, BILB) for å kunne kontrollere om oppdragsstedet er mindre enn 15 km fra reisens utgangspunkt.

Dersom det er krysset av for kostgodtgjørelse og varighet ikke er utfylt (dagsreiser er ett minutt eller mindre, eller flerdagsreiser slutter kl. 00:00), settes reisen til manuell kontroll.

Hotell

Regulativ A-reiser med kostgodtgjørelse sendes i retur dersom de ikke inneholder hotell (en av utgiftstypene HOTB, XHOT, HOT). Returtekst:

Du har ikke registrert utgiftstype for overnattingssted/hotell. Har arbeidsgiver betalt oppholdet må du legge til «Hotell betalt av virksomheten» som utgiftspost og oppgi hotellets navn og adresse.

Dersom du ikke har overnattet på hotell, ber vi deg om å velge et reiseregulativ som passer til den type overnatting du har hatt. Reiseregulativet skal være «Hybel/Leil/Privat m/kok» dersom du har bodd på hybel/leilighet med kokemuligheter eller privat. Hvis du har bodd på hybel uten mulighet for å oppbevare mat hygienisk, pensjonat, brakke, tog eller fly, skal det være «Fly/Pensjonat/Brakke, Hyb.u/kok».

Dersom reisen har kostgodtgjørelse, og fradrag for frokost ikke er utfylt for alle dager med hotellovernatting, sendes reisen i retur med returteksten:

Du har ikke krysset av for måltidsfradrag for frokost. Dersom muligheten til å innta frokost, eller å få frokostpakke var til stede og du valgte ikke å benytte deg av dette, må du likevel krysse av for frokost. Hvis det ikke ble servert frokost på det tidspunkt du forlot overnattingsstedet og det ikke var tilbud om frokostpakke, ber vi om at du opplyser om dette i kommentarfeltet.

Nattillegg

Nattillegg settes til manuell kontroll.

Kontering

Reiseregningens/utgiftsrefusjonens kontering godkjennes.

Kommentar

Reiseregninger/utgiftsrefusjoner med kommentar kan godkjennes.

Reiseregninger/utgiftsrefusjoner med kommentar går ikke i retur. Dersom reise/utgiftsrefusjon defineres som retur, og har innhold i kommentarfeltet, settes den til manuell kontroll i stedet.

Returer

Reiseregninger/utgiftsrefusjoner sendes aldri i retur hvis de inneholder annen informasjon som skal til manuell kontroll.

Samme reiseregning/utgiftsrefusjon går aldri i retur mer enn én gang (hvis den sendes inn igjen av ansatt og fortsatt er mangelfull går den til manuell kontroll).

Annet

Utgiftstype XKOL med beskrivelse «ferje» eller «ferge» går til manuell kontroll (gjelder virksomheter innenfor nettoføringsordningen).

Reiseregninger/utgiftsrefusjoner med negativt totalbeløp går til manuell kontroll.

Reiseregninger/utgiftsrefusjoner med 0 kr i totalbeløp sendes i retur med følgende returtekst:

Du har ikke registrert noe som skal refunderes og reiseregningen/utgiftsrefusjonen din vil derfor ikke føre til noen utbetaling. Vennligst kontroller at du har registrert riktig og send reiseregningen/utgiftsrefusjonen til godkjenning på nytt.

Utgiftstyper

Følgende utgiftstyper godkjennes:

For taxi og hotell leses tilhørende kvitteringer av programvare for bildelesing. Utgiftstypene godkjennes når det kan verifiseres maskinelt at dato og beløp på kvitteringen stemmer overens med reiseregningen/utgiftsrefusjonen. For virksomheter innenfor nettoføringsordningen kontrolleres summen av utgiftstypene XHOT og MÅLT mot totalsum på kvittering. Reisen må inneholde både XHOT og MÅLT for å kunne godkjennes automatisk. Dersom kvitteringene ikke er maskinlesbare, eller ikke stemmer overens med reiseregningen/utgiftsrefusjonen, settes den til manuell kontroll.

Øvrige utgiftstyper i tabellen godkjennes (opp til beløpsgrense) uavhengig av om det er lagt ved kvittering. Dersom det er flere oppføringer med samme utgiftstype, må disse samlet være under beløpsgrensen.

Andre utgiftstyper enn de som er oppgitt i tabellen settes til manuell kontroll, for manuell kvitteringskontroll.