Reiseregninger registreres i SAP på faktisk reisedato.
Reiseregninger beregnes og utbetales i en egen kjøring. Etter at en reise er beregnet og utbetalt i reisemodulen vil den også bli behandlet på første hovedlønn som legger ut informasjon til lønns- og trekkoppgaven.
Reiser kan derfor ikke registreres/korrigeres lenger tilbake i tid enn tidligst mulige dato for etterberegning av lønn.
Tidligst mulige dato for etterberegning står som standard 1. januar, foregående år. Dette betyr at i januar 2013 kan man registrere reiser og lønn på virkelig dato tilbake til 1. januar 2012.
Dette gir mulighet til i januar å registrere/korrigere opplysninger 12 måneder tilbake i tid, i november 23 måneder tilbake i tid.
DFØ har vurdert å tillate registrering lenger tilbake i tid, men det vil ha andre uønskede konsekvenser. Vi har derfor endt med 1. januar, foregående år.
Med henvisning til Statens personalhåndbok skal reiseregning «skrives på fastsatt skjema og sendes til arbeidsgiver/oppdragsgiver snarest og innen 1 måned etter at reisen er avsluttet hvis ingen annen tidsfrist er bestemt».
Normalt bør derfor registrering 12 måneder tilbake i tid være mer enn tilstrekkelig. Dersom man sliter med å få inn reiseregninger kan arbeidsgiver eventuelt vurdere å purre på innsending av reiseregninger ved slutten av året.
Det samme gjelder oppgjør av reiseforskudd. Reiseforskudd utbetalt i 2011 må gjøres opp i 2012. Etter overgang til 2013 blir det umulig å gjøre opp reiseforskudd fra 2011. Her må også virksomheten om nødvendig purre mot slutten av året.
DFØ er klar over at den vanlige foreldelsesfristen for krav på lønn er 3 år fra den dag fordringen er forfalt. Denne foreldelsesfristen påvirkes ikke av innstillingen i beregningsprogrammet hos DFØ.
Registrering av reiser langt tilbake i tid må derfor, når nødvendig, registreres på fiktive datoer. Dette er samme registreringsrutine som man benyttet ved oppstart i SAP. Dersom fiktiv bruk av datoer medfører feil sats, må differansen beregnes manuelt og korreksjon foretas.
Ved eventuell korreksjon, pass på at den registreres på en slik måte at skattetrekk og innrapportering blir korrekt. Dersom dette ikke er mulig i reise, foreta korreksjonen i lønn.