Ved lagring blir reiseforskudd automatisk godkjent og avregnet, samtidig som det genereres et reisenummer. Dette reisenummeret kan hentes opp i transaksjonskode PR05, hvor det også er mulig å gjøre endringer på reisen.
Ved registrering av en reiseregning hvor det tidligere er utbetalt forskudd er det svært viktig at man benytter samme reisenummer som er generert tidligere. Dersom dette ikke gjøres, vil ikke forskuddet trekkes på reiseregningen og vedkommende vil få for mye utbetalt.
Når du skal registrere reiseregning på et reisenummer hvor det tidligere er utbetalt et forskudd, hentes den ansatte opp via PR05 på følgende måte:
Marker den aktuelle reisen og klikk på Endre (shift + F1). Du får da en dialogboks som ber deg velge reiseskjema (vist under).
Når du har valgt skjema, får du en ny dialogboks som ber deg bekrefte (klikk ja) endringer i lønnsavregningshistorikken.
Årsaken til denne dialogboksen er at reisen m/forskudd har status Overført FI og utbetalt til kreditoren (FBL1N). Noe som igjen medfører en endring i historikken for dette reisenummeret. Når du har bekreftet at du ønsker å endre reisen så følger du vanlig rutine for registrering av reise.
Du vil kunne se av mappekortet Forskudd beløpet som vi tidligere har registrert i PR03 og utbetalt (vist under).
Regnskapsmessig debiteres konto for reiseforskudd og krediteres reskontro ved utbetaling av forskuddet via SAP. Når forskuddet så trekkes inn så krediteres konto for reiseforskudd og utgiftskonto for reise debiteres.
Etter at forskuddet er utbetalt kan reiseregningen også hentes opp i selvbetjeningsportalen/ DFØ-app.