Generelt:

•     Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge.

•     Aktiviteter som skal utføres av kunde er markert med gult. Den gule fargen kommer ikke med på utskrift.

•     Sjekklisten angir aktiviteter som sikrer korrekt behandling av refusjoner fra NAV og forutsetter at forberedende saksarbeid er gjort av personaladministrasjonen.

•     Refusjoner fra NAV dekker sykepenger, omsorgspenger, pleiepenger, opplæringspenger, svangerskapspenger og foreldrepenger.

•     Sjekklisten benyttes av kunder på grunntjeneste som har tatt i bruk løsning for refusjoner fra NAV.

Sjekklisten består av følgende trinn:

1.    Kontrollere og oversende dokumentasjon

2.    Kontrollere og registrere mottatt dokumentasjon

3.    Generere inntektsmelding og kronisk syk krav

4.    Oversende og loggføre refusjonskrav

5.    Følge opp refusjonskrav

Endringer fra forrige liste:

•     Oppdatert 01.03.2024

Endret punkt. 4.1

Sykepenger/omsorgspenger/pleiepenger/opplæringspenger/svangerskapspenger

1.1

Når sykmeldingen er på papir, må den kontrolleres

Kunde

Fortløpende når dokumentasjon er mottatt.

Sjekk om sykmeldingen også er mottatt i Altinn som digital sykmelding.

Hvis ja gå videre til punkt 1.2. Hvis nei gå videre til punkt 1.1.1.

1.1.1

Sykmelding på papir – kontrollere og oversende sykmelding del D.

Krav om refusjon – sykmelding del D, sendes NAV.

Kopi av sykmelding del D oversendes DFØ via Kundesenter på nett for registrering i SAP.

Kunde

Fortløpende når dokumentasjon er mottatt.

Refusjon gis for opptil 3 måneder forut for den måned hvor kravet er framsatt. 

Jfr. FTL § 22-13.

Kontroller at del D er korrekt utfylt, at alle spørsmål er besvart og at den ansatte har datert og signert.

Hent ut forside fra nav.no, legg ved original sykmelding del – D og send til NAV per post.

Ta kopi av utfylt sykemelding, del - D, og send til DFØ i kundesenter på nett for registrering i Sap.

Blankett 31 Fravær fylles ut og oversendes DFØ via Kundesenter på nett.

Virksomheter som ikke benytter SAP-portalen til registrering av fravær, må også oversende opplysninger om egenmeldingsdager

1.2

Når sykmelding/ søknad om sykepenger er digital. 

Det må følges opp at den sykmeldte fyller ut og sender sykmelding/ søknad om sykepenger fra «ditt NAV».

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon.

Ansatt må behandle og sende sykmelding/ søknaden om sykepenger fra «ditt NAV».

Leder/ ansvarlig for oppfølgning av den ansatte får et varsel på e-post fra Altinn om mottatt sykmelding. Har ikke ansatt sendt sykmelding/ søknad om sykepenger fra «ditt NAV» etter 14 dager/ 21 dager etter start på sykefraværet, mottar leder e-post om dette.

Leder må i dette tilfellet følge opp.

1.3

Kontrollere eventuelle egenmeldinger i forkant av sykemelding

Kunde

Kontrolleres ved førstegangs krav om refusjon

Kontroller IT2001 og tilstedetid IT 2002

1.4

Motta og send kopi av søknad/vedtak om fritak for arbeidsgiverperioden til DFØ

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Kopi av søknad/vedtak om fritak for arbeidsgiverperioden sendes til DFØ via Kundesenter på nett

1.5

Motta og send kopi av søknad/vedtak om pleie-/ opplæringspenger til DFØ

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Kopi av søknad/vedtak om pleie-/opplæringspenger sendes til DFØ via Kundesenter på nett

1.6

Motta og send kopi av søknad/vedtak om svangerskapspenger til DFØ

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Kopi av søknad/vedtak om svangerskapspenger sendes til DFØ via Kundesenter på nett.

1.7

Kontrollere og oversende informasjon/vedtak om utvidet kvote sykt barn/barnepasser

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon.

Blankett 02 Fraværskvoter fylles ut for utvidet kvote sykt barn/barnepasser.

Oversendes DFØ via Kundesenter på nett. 

Kopi av eventuelle vedtak legges ved.

1.8

Oversende informasjon om varig lønnsendring tilbake i tid for personer som har vært sykemeldt slik at DFØ skal kunne skrive ut korrigeringskrav. Kan også gjelde foreldrepermisjoner.

Kunde

Ved varig lønnsendring tilbake i tid for personer som har vært sykemeldt eller i foreldrepermisjon.

Blankett 99 Diverse informasjon fylles ut og oversendes.

Foreldrepenger

1.9

Motta søknad om foreldrepermisjon

Når vedtaket foreligger, må det oversendes DFØ via Kundesenter på nett

Kunde

Dokumentasjon må foreligge og oversendes før permisjonsstart.

Ansatt sender inn e-skjema via Portalen og legger ved kopi av søknad om foreldrepermisjon som er sendt til NAV.

Eller blankett 08 Foreldrepermisjon fylles ut og oversendes sammen med kopi av søknad til DFØ via Kundesenter på nett.

2.1

Ved papir sykmelding – motta og registrere sykmelding

DFØ

Løpende ved mottatt dokumentasjon innen hovedlønn.

Kontroller og registrer sykefravær i IT2001 med aktuelle fraværstyper. Eventuelt må IT0041, Deltype SX og SS vedlikeholdes.

2.2

Digitale sykmeldinger og søknad om sykepenger hentes fra Altinn av «robot» og leses automatisk inn i SAP.

DFØ

Løpende ved mottatt dokumentasjon innen hovedlønn.

Sykmeldinger som er lest inn av roboten uten feil gå videre til punkt 3.1.

Sykmeldinger og søknad om sykepenger som ikke ble automatisk lest inn av roboten må kontrollers og følges opp.

2.3

Motta og registrere søknad/vedtak om fritak for arbeidsgiverperioden

DFØ

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Registrere aktuelle opplysninger i IT0028

Når vedtak foreligger – kontroller at det stemmer med datoene som ble registrert i IT0028 på søknadstidspunktet

2.4

Motta og registrere søknad/vedtak om pleie-/opplæringspenger

DFØ

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Registrere aktuelle opplysninger i IT2001

Når vedtak foreligger – kontroller at det stemmer med datoene som ble registrert i IT2001 på søknadstidspunktet

2.5

Motta og registrere søknad/vedtak om svangerskapspenger.

DFØ

Løpende ved mottatt dokumentasjon innen hovedlønn.

Registrer aktuelle opplysninger via saksgang PA40 i IT2001.

Når vedtaket foreligger – kontrollere at det stemmer med datoene for «Permisjon i svangerskapet» i IT2001

2.6

Motta og registrere informasjon/vedtak om utvidet kvote sykt barn/barnepasser

DFØ

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Registrer aktuelle opplysninger i IT0028, IT0021, IT2006 og IT2001

2.7

Kontrollere mottatte egenmeldinger i forkant av en sykemelding.

DFØ

Kontrolleres ved førstegangskrav om refusjon.

Kontroller IT 2001, IT2006 og IT 2002.

2.8

Motta og registrere informasjon/vedtak om foreldrepermisjon

DFØ

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Registrere søknad/ vedtak i PA40 (IT0000, IT2001 og IT0019)

3. Generere inntektsmelding og kronisk syk krav

Nr.

Aktivitet

Ansvar

Kommentarer/Frist

Fremgangsmåte

3.1

Generere inntektsmelding

DFØ

Genereres fortløpende for ansatte som har hatt refusjonsberettiget fravær og eventuelt korrigert lønnsgrunnlag tilbake i tid.

Transaksjonskode 

PC00_M20_RMB_ genererer inntektsmelding.

Transaksjonskode

 PC00_M20_RMB

Gjør om inntektsmelding til fil som sendes Altinn fra Sap.

Transaksjonskodene kan kjøres per ansatt eller for flere ansatte.

3.2

Generere skjema for refusjon ved fritak i arbeidsgiverperioden

NAV 08-20.12.

DFØ

Genereres fortløpende når nødvendig dokumentasjon tilhørende fraværet foreligger, og det er grunnlag for å sende krav til NAV.

Transaksjonskode PC00_M20_RMB_ – Genererer inntektsmelding

Transaksjonskode PC00_M20_RMB

Skriver ut refusjonsformular.

Transaksjonskodene kan kjøres per ansatt eller for flere ansatte.

4. Oversende og loggføre refusjonskrav

Nr.

Aktivitet

Ansvar

Kommentarer/Frist

Fremgangsmåte

4.1

Sende Inntektsmelding til Altinn

DFØ

Sendes fortløpende når nødvendig dokumentasjon foreligger/ arbeidsgiverperioden har startet.

Refusjon gis for opptil 3 måneder forut for den måned hvor kravet er framsatt. 

Jfr. FTL § 22-13.

Sende inntektsmeldingen fra transaksjonskode PC00_M20_RMB i SAP til NAV via Altinn. 

4.1.1

Sende skjema for refusjon ved fritak i arbeidsgiverperioden, NAV 08-20.12

DFØ/ kunde

Sendes fortløpende til arbeidsgiver når nødvendig dokumentasjon foreligger for ansatte som det skal sendes krav for og som har fritak.

Refusjon gis for opptil 3 måneder forut for den måned hvor kravet er framsatt. 

Jfr. FTL § 22-13.

Sendes til kunde via Kundesenter på nett.

Arbeidsgiver må logge inn på nav.no og fylle ut kravskjemaet digitalt. Når det digitale skjemaet er ferdig utfylt sendes det inn via nav.no.

Ansatt mottar melding på «dittnav.no» om at arbeidsgiver har sendt et kravskjema. Ansatt må se over at alt er ok. Det er kun dersom skjemaet er feil at ansatt skal sende skjemaet i retur til arbeidsgiver. Er alt korrekt gjør ikke den ansatte noe med kravskjemaet.

4.2

Loggføre refusjonskrav som er sendt til NAV.

DFØ

Logges etter hovedlønn.

Kommentarfeltet i Refusjonsavstemmingsrapporten (PC00_M20_ RMB_RECON)

benyttes som logg.

5. Følge opp refusjonskrav

Nr.

Aktivitet

Ansvar

Kommentarer/Frist

Fremgangsmåte

5.1

Lese inn bankfil for refusjoner fra NAV.

DFØ

Bankfil leses inn fortløpende når den foreligger hver måned.

Automatisert rutine.

Ved manglende innbetalingsfil, se DFØ brukerdokumentasjon for fremgangsmåte.

5.2

Hente filene Oppgjørsrapport fra NAV på Altinn (K27).

DFØ

Hentes hver måned, så snart de er tilgjengelige i Altinn.

Last ned fil fra Altinn og lagre på DFØ Fildel/Filer/NAV.

Hvis K27 kommer for sent til innlesing hovedlønn må det gis beskjed til kunde og evt RD hvis regnskapskunde.

5.3

Lese inn Oppgjørsrapport fra NAV (K27).

DFØ

I forkant av hovedlønnskjøring, senest før endelig kjøring (kontrollperioden benyttes om nødvendig).

Transaksjonskode

PC00_M20_URMB

IT0014, lønnart OREF blir lest inn IT0041, deltype CO/CM oppdateres.

IT0015, lønnart VREF/TREF blir lest inn.

Kontroller innlest beløp mot oppgjørsrapporten. 

5.4

Kontrollere at total inntektsført sum stemmer overens med innlest oppgjørsrapport (K27).

DFØ

Etter lønnskjøring forutsatt at oppgjørsrapport (K27) er mottatt og lest inn i SAP.

Transaksjonskode PC00_M99_CWTR- Lønnartrapporten, variantene cus&opal82 (OREF), cus&opal84 (TREF) og cus&opal8V (VREF), sjekkes oppmot summen av oppgjørsrapporten (K27).

Ellers kan PCP0 benyttes. Hent sum inntektskonto sykepenger og sum inntektskonto foreldrepenger, og sjekk disse opp mot sum fra oppgjørsrapporten (K27).

5.5

Kontroll av totalsum på innlest K27 og innbetalingsfil

DFØ

Senest 1 uke etter hovedlønnskjøring

Transaksjonskode FBL5N.

Ved differanser som skyldes negativ delsum på K27 korrigeres debitor NAV i SAP.

Kunden informeres og eventuelt RD hvis kunden også er regnskapskunde.

5.6

Kontroll av beregnet krav og mottatt refusjon.

DFØ/Kunde

I etterkant av hver hovedlønnskjøring.

Transaksjonskode 

PC00_M20_RMB_RECON

kjøres for aktuell periode for å kontrollere om genererte krav og mottatt refusjon stemmer overens.

Større avvik må kontrolleres og sjekkes med NAV/kunde, kommentarfeltet i Refusjonsavstemmingsrapporten benyttes som logg.

5.7

Føre bort differanser.

DFØ

Når en sykemeldingsperiode/ foreldrepermisjon er avsluttet og forventet refusjon er mottatt.

Vurdere om differanse mellom genererte krav og mottatt refusjonsbeløp skyldes ulike avrundingsregler og skal avstemmes i Refusjonsavstemmingsrapporten.

5.8

Oppfølging ved manglende refusjoner eller større avvik.

DFØ/Kunde

Dersom refusjon fra NAV ikke er mottatt eller det er større avvik.

Purre enten skriftlig eller muntlig. Kommentarfeltet i Refusjonsavstemmingsrapporten benyttes som logg.

Ved feil eller mangler som krever kontakt mot den tilsatte, NAV eller lege/behandler, skal DFØ kontakte kunden som har ansvaret for slik oppfølging.

5.9

Føre bort differanser i slutten av året.

DFØ/Kunde

Differanser for fjoråret må føres bort på grunn av ny rekalkuleringsdato ved årsskiftet.

Differanser avstemmes i Refusjonsavstemmingsrapporten senest i forbindelse med 13. kjøring.