Generelt:

•     Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge.

•     Aktiviteter som skal utføres av kunde er markert med gult. Den gule fargen kommer ikke med på utskrift.

•     Sjekklisten angir aktiviteter som sikrer korrekt behandling av refusjoner fra NAV og forutsetter at forberedende saksarbeid er gjort av personaladministrasjonen.

•     Refusjoner fra NAV dekker sykepenger, omsorgspenger, pleiepenger, opplæringspenger, svangerskapspenger og foreldrepenger.

•     Sjekklisten benyttes av basis- og delservicekunder som har tatt i bruk løsning for refusjoner fra NAV.

Sjekklisten består av følgende trinn:

1.    Kontrollere dokumentasjon og grunnlagsdata

2.    Generere refusjonskrav og sende inntektsmelding

3.    Oversende refusjonskrav til NAV

4.    Lese inn bankfil og oppgjørsrapport fra NAV (K27)

5.    Følge opp refusjoner

Endringer fra forrige liste:

•     Oppdatert 01.03.2024

Oppdatert hele sjekklisten.

Sykepenger/omsorgspenger/pleiepenger/opplæringspenger/svangerskapspenger

1.1

Motta og kontrollere sykemelding del D

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon.

Sykefraværet registreres i IT2001 dersom dette ikke allerede er gjort.

Sykemelding del D skal kontrolleres: sjekk at den er korrekt utfylt i henhold til fraværsopplysningene som er i SAP, at alle spørsmål er besvart og at den ansatte har datert og signert.

Del D må sendes til NAV med egen førsteside – se nav.no

1.2

Kontrollere eventuelle egenmeldinger i forkant av sykemelding.

Kunde

Kontrolleres ved første gangs krav om refusjon.

Kontroller IT 2001 og

IT 2002.

1.4

Motta og registrere søknad om fritak for arbeidsgiverperioden

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Vedtak om fritak registreres i IT0028. Kontroller eventuelt IT0041 deltype SX og SS

1.4.1

Motta vedtak om fritak for arbeidsgiverperioden etter innsendt søknad

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Når vedtak foreligger – kontroller at det stemmer med datoene som ble registrert i IT0028 på søknadstidspunktet

1.5

Motta og registrere søknad om pleie-/ opplæringspenger.

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Søknad om pleie-/opplæringspenger registreres i IT2001

1.5.1

Motta vedtak om pleie-/opplæringspenger etter innsendt søknad

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Når vedtak foreligger – kontroller at det stemmer med datoene som ble registrert i IT2001 på søknadstidspunktet

1.6.1

Motta vedtak om svangerskapspenger etter innsendt søknad

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Når vedtak foreligger – kontroller at det stemmer med datoene for permisjon i svangerskapet i IT2001

1.7

Kontrollere dokumentasjon for sykt barn/barnepasser

Kunde

Når fravær for sykt barn/barnepasser overstiger 10 dager i et kalenderår

Kontroller at barn er registrert i IT0021. Kontroller kvote i IT2006

1.8

Korrigert krav til NAV

Kunde

Ved lønnsendringer tilbake i tid for personer som har hatt sykemelding

Generere og sende korrigert inntektsmelding

Foreldrepenger

1.9

Motta og registrere søknad om foreldrepermisjon

Kunde

Dokumentasjon må foreligge senest ved permisjonsstart

Kjør saksgang om dette ikke er gjort. Sjekk at saksgang og IT2001 er korrekt oppdatert i henhold til søknad. NB: husk også å registrere ferie.

Ved behov - etterlys manglende dokumentasjon.

1.10

Ved endelig/ korrigert vedtak om foreldrepenger

Kunde

Løpende ved mottak av dokumentasjon

Endre/kjøre ny saksgang, kontroller eventuelt IT2001, IT0041

2.1

Generere inntekstmelding i SAP

Kunde

Genereres fortløpende for ansatte som har hatt refusjonsberettiget fravær og eventuelt korrigert lønnsgrunnlag tilbake i tid

Transaksjonskode PC00_M20_RMB

Genererer inntekstmelding.

Transaksjonskoden gjør om inntekstmelding til fil som sendes Altinn fra SAP.

Transaksjonskoden kan kjøres per ansatt eller for flere ansatte.

2.2

Generere skjema for refusjon ved fritak i arbeidsgiverperioden

NAV 08-20.12

Kunde

Genereres fortløpende når nødvendig dokumentasjon tilhørende fraværet foreligger, og det er grunnlag for å sende krav til NAV.

Transaksjonskode PC00_M20_RMB

Genererer inntekstmelding.

I transaksjonskoden kan refusjonsformularet skrives ut.

Transaksjonskoden kan

kjøres per ansatt eller for flere ansatte

3.1

Sende inntektsmelding til Altinn

Kunde

Sendes fortløpende når nødvendig dokumentasjon foreligger/arbeidsgiverperioden har startet.

Refusjon gis for opptil 3 måneder forut for den måneden hvor kravet er framsatt, jf. FTL § 22-13.

Sende inntektsmeldingen fra transaksjonskode PC00_M20_RMB i SAP til NAV via Altinn. 

3.2

Oversende sykmelding del D til NAV (papir)

Kunde

Ved forlengelse av tidligere sykmelding kan denne oversendes direkte. Ved førstegangs krav om refusjon må inntektsmelding generes og sendes digital.

Refusjon gis for opptil 3 måneder forut for den måneden hvor kravet er framsatt, jf. FTL § 22-13.

Ta kopi av del D.

Originale del D sendes til NAV sammen med en første side.

Første siden hentes på nav.no

3.3

Søknad om sykepenger (digital)

Kunde/ ansatt

Sendes fortløpende når nødvendig dokumentasjon foreligger.

Refusjon gis for opptil 3 måneder forut for den måneden hvor kravet er framsatt, jf. FTL § 22-13.

Ansatt må sende sykmelding/ søknaden om sykepenger fra «Ditt sykefravær» på nav.no.

Leder/ansvarlig for oppfølging av den ansatte får varsel på e-post fra NAV ved blant annet mottatt sykmelding, mottatt søknad om sykepenger og ved manglende innsendelse av søknad om sykepenger. Leder må i dette tilfellet følge opp. 

HR medarbeider med tilgang til sykemelding/søknad om sykepenger i Altinn, får varsel fra Altinn ved mottatt sykmelding, mottatt søknad om sykepenger og ved manglende innsendelse av søknad om sykepenger

Ved mottak av søknad om sykepenger kontroller om den er blitt sendt til både arbeidsgiver og NAV når arbeidsgiverperioden er over.

3.4

Sende krav om refusjon for sykepenger utbetalt i arbeidsgiverperioden, NAV skjema 08-20.12

Kunde

Sendes fortløpende når nødvendig dokumentasjon foreligger.

Refusjon gis for opptil 3 måneder forut for den måneden hvor kravet er framsatt, jf. FTL § 22-13.

Arbeidsgiver må logge inn på nav.no og fylle ut kravskjemaet digitalt. Når det digitale skjemaet er ferdig utfylt sendes det inn til NAV via nav.no.

Ansatt mottar melding på «dittnav.no» om at arbeidsgiver har sendt et kravskjema. Ansatt må se over at alt er ok. Det er kun dersom informasjon i skjemaet er feil at ansatt skal sende skjemaet i retur til arbeidsgiver. Er alt korrekt gjør ikke den ansatte noe med kravskjemaet.

4.1

Lese inn bankfil for refusjoner fra NAV

DFØ

Bankfil leses inn fortløpende når den foreligger hver måned.

Automatisert rutine.

Ved manglende innbetalingsfil, se DFØ brukerdokumentasjon.

4.2

Hente filen oppgjørsrapport fra NAV på Altinn (K27)

Kunde

Hentes hver måned, så snart den er tilgjengelig i Altinn.

Last ned fil fra Altinn og lagre på et sikkert område.

Hvis K27 kommer for sent til innlesing hovedlønn bør det gis melding til regnskap om videre oppfølging.

4.3

Lese inn oppgjørsrapport fra NAV (K27)

Kunde

I forkant av hovedlønnskjøring, senest før endelig kjøring. Kontrollperioden benyttes om nødvendig.

Unngå å lese inn når systemet er stengt for vedlikehold under lønnskjøring.

Transaksjonskode

PC00_M20_URMB

Ta stikkprøver og sjekk at IT0014 lønnart OREF eller IT0015 lønnart VREF/TREF fra K27 faktisk er lest inn.

4.4

Kontrollere at total inntektsført sum stemmer overens med innlest oppgjørsrapport (K27)

Kunde

Etter lønnskjøring forutsatt at oppgjørsrapport (K27) er mottatt og lest inn i SAP

Transaksjonskode PC00_M99_CWTR- Lønnartrapporten, variantene cus&opal82 (OREF), cus&opal84 (TREF) og cus&opal8V (VREF), sjekkes opp mot summen av oppgjørsrapporten (K27).

Ellers kan PCP0 benyttes. Hent sum inntektskonto sykepenger og sum inntektskonto foreldrepenger, og sjekk disse opp mot sum fra oppgjørsrapporten (K27).

4.5

Kontroll av totalsum etter at K27 og innbetalingsfil er innlest

Kunde

Senest 1 uke etter hovedlønnskjøring

Transaksjonskode FBL5N.

Ved differanser som skyldes negativ delsum på K27 må saldo på debitor NAV korrigeres i SAP. Se DFØ brukerdokumentasjon.

5.1

Kontroll av beregnet krav og mottatt refusjon

Kunde

I etterkant av hver hovedlønnskjøring

Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON

kjøres for aktuell periode

for å kontrollere om genererte krav og mottatt refusjon stemmer overens.

Større avvik må kontrolleres og sjekkes med NAV.

5.2

Føre bort differanser

Kunde

Når en syke-meldingsperiode/ foreldrepermisjon er avsluttet og forventet refusjon er mottatt.

Vurdere om differanse mellom genererte krav og mottatt refusjonsbeløp skyldes ulike avrundingsregler og skal føres bort.

5.3

Purre på manglende refusjonsbeløp

Kunde

Dersom refusjon fra NAV ikke er mottatt 2 måneder etter at kravet er sendt inn.

Purre enten skriftlig eller muntlig. Ved muntlig kontakt bør navn på saksbehandler og tidspunktet for samtalen noteres.

5.4

Føre bort differanser i slutten av året.

Kunde

Differanser for fjoråret må føres bort på grunn av ny rekalkuleringsdato ved årsskiftet.  

Differanser føres bort senest i forbindelse med 13. kjøring.