Teknisk oppsett
Programvaren er installert hos DFØ og løsningen krever ingen installasjoner hos kunde. Reisene behandles i SAP kjernesystem. Kjøringer kan utgå på dager med systemvedlikehold for SAP eller tilhørende infrastruktur (jf. driftskalender på dfo.no).
Forvaltning
Dette er en standardløsning, felles for kunder. DFØ forvalter løsningen og kan gjøre endringer på oppsettet, også endringer som påvirker hvilke reiseregninger/utgiftsrefusjoner som blir godkjent, uten å innhente samtykke fra kunden. Kunden blir informert på forhånd ved vesentlige endringer.
Arbeidsflyt
Når en kunde tar i bruk løsningen, opprettes en ny bruker i SAP kjernesystem for den aktuelle firmakoden, med autorisasjon som godkjenner 1. Brukeren administreres av DFØ. Det må være minst to ordinære godkjenner 1 i tillegg til roboten for alle organisasjonsenheter, for å unngå at godkjenners egne reiseregninger/utgiftsrefusjoner kun går til roboten.
Kjøringer
Roboten kjører fem dager i uken. DFØ tildeler tidspunkter.
En kjøring innebærer at roboten behandler alle reiseregninger/utgiftsrefusjoner i innkurven som den ikke har behandlet før. I tillegg behandles reiseregninger/utgiftsrefusjoner som har vært sendt i retur (enten av robot eller annen godkjenner) og kommet tilbake i innkurven. Den kan hoppe over reiseregninger/utgiftsrefusjoner som er satt til manuell kontroll tidligere og er uforandret.
Behandlingen av en reiseregning/utgiftsrefusjon tar normalt under 30 sekund. Reiseregningen/utgiftsrefusjonen tilordnes til roboten kun i et par sekund når roboten gjør selve beslutningen. Godkjennere kan arbeide i innkurven samtidig med roboten (den behandler ikke reiseregninger/utgiftsrefusjoner som er tilordnet andre brukere).
Etter kjøringen mottar kunden to rapporter i Kundesenter på nett:
Rapport over alle behandlede reiseregninger/utgiftsrefusjoner med innhold og resultatet av behandlingen (godkjent, returnert, manuell).
Rapport over reiseregninger/utgiftsrefusjoner satt til manuell kontroll med informasjon om hvilke elementer som krever manuell kontroll (hva som gjenstår å kontrollere). Denne rapporten inneholder også det som er sendt i retur.
Kontroll
DFØ har ansvar for at roboten godkjenner/returnerer i henhold til gjeldende regler for roboten. Kunden har fortsatt kontrollansvar for godkjente reiseregninger/utgiftsrefusjoner, og for kontroller utover reglene som er satt for roboten. Vi anbefaler (stikkprøve)kontroller for godkjente reiseregninger/utgiftsrefusjoner ved hjelp av filtreringer i robotens rapporter. Under følger noen anbefalte kontroller:
Utgiftstyper
- Generelt: Kontroller at det som står i beskrivelsesfelt stemmer overens med valgt utgiftstype.
- Kollektiv transport: Kontroller at type transportmiddel er påført.
- Utgifter betalt av virksomhet: Kontroller om utgiftstyper «…betalt av virksomhet» egentlig skulle vært refundert til den ansatte.
Kilometergodtgjørelse
- Kontroller at nøyaktig start- og sluttsted er oppgitt.
- Kontroller at riktig kjøretøytype er valgt (tjenestereise eller arbeidsreise).
- Kontroller at det er oppgitt fullt navn på passasjerer.
Regulativ på dagsreiser
- Kontroller at valgt regulativ på dagsreiser er riktig («Dagsreise» eller «Dagsreise Innland, trekkplikt»).
Overnattingssted (for reiser med overnatting)
- Kontroller at navn og sted for overnattingssted er oppgitt på utgiftstype «XHOT», «HOT» eller «HOTB».
- Kontroller at det faktisk er en hotellovernatting, og ikke for eksempel leie av leilighet, overnatting på tog eller lignende som skulle hatt annet regulativ enn «Tjenestereise på hotell».
Generelt
- Se raskt over beskrivelses-/årsaksfelt for å sjekke om noe er registrert feil.