Oppretting / endring av kreditorer

Opprettelse av nye kreditorer eller endring av allerede eksisterende kreditorer gjøres automatisk som del av de aktuelle kjøringene (lønn, reise, enmånedsoppgjør eller tomånedsoppgjør) før selve remitteringen starter.

•     Kreditorer for ansatte (benyttes ved hovedlønn, bonuslønn og reise) opprettes / endres gjennom bakgrunnsjobb K1 (som starter med program RPRAPA00). Gjøres som en av de første aktivitetene i lønnskjøring eller reisekjøring.

•     Kreditorer for skatteoppkrevere (benyttes ved tomånedsoppgjøret) opprettes / endres gjennom bakgrunnsjobb YHR_AUTOMATISERT_T2 (som starter med program YHR_VEDLIKEHOLD_KREDITORER). NB! Påleggstrekket remitteres i motsetning til skattetrekket til den enkelte kommunekasserer. Alle kommunekasserere må derfor opprettes som kreditorer.

•     Kreditorer for trekkmottakere (gjelder fagforeninger, inkassotrekkmottakere og andre trekkmottakere som benyttes ved enmånedsoppgjøret) opprettes / endres gjennom bakgrunnsjobb YHR_AUTOMATISERT_T1 (som starter med program YHR_VEDLIKEHOLD_KREDITORER)

Det er også viktig å poengtere at det er forskjell i krav til adresseopplysninger for kreditorer i de ulike banker.

Spesielt: Oppdatere kreditorer direkte

Som del av remitteringen kan man få feilmeldinger som krever at man må endre en kreditor, da kan man kjøre disse jobbene direkte. Da vil dataene være konsistente i både SAP HR (ansatte eller trekkmottakere) og SAP FI (kreditorer).

•     Ansatte – kjør bakgrunnsjobb K1 i SM37. Se link for beskrivelse av hvordan man setter opp en bakgrunnsjobb og frigir den direkte.

•     Skatteinnkrevere og trekkmottakere – bruk transaksjonskode YHR_VEDLIKEHOLD_KREDITORER. Bestillingsbilde vil se ut som under.

Spesielt: Oppdatere kun i FI

Noen ganger er det behov for å foreta regnskapsmessige posteringer både på leverandørreskontroen og i hovedboken.  Et eksempel på dette kan være at ompostering av T1 eller T2 fra hovedbokskonto til leverandørene feiler (for eksempel ved at åpne poster ligger dobbelt på leverandørene).

Det er imidlertid viktig å være klar over dette er utelukkende FI posteringer og således kun har en regnskapsmessig effekt. De fleste korrigeringer som må foretaes i dagens SAP løsning er justeringer på ansatte og det er derfor behov for at også HR korrigeres. Ved FI posteringer oppnår man IKKE dette og det er derfor kun unntaksvis at dette skal benyttes. I hvert enkelt tilfelle må man altså vurdere om det kun er en regnskapsmessig justering eller om dette også påvirker øvrig rapportering.

Korrigeringer som gjøres manuelt i SAP ved manuelle posteringer blir nå automatisk med på uttrekket til økonomisystemet som foretas hver natt for DFØs regnskapskunder.

Programmet kjøres med markering i Call transaction for direkte oppdatering. Fordelen med dette er man da slipper å kjøre batch input mappe i transaksjonskode SM35. Uavhengig av om programmet kjøres i test så vil det genereres en rapport på skjerm som gir en oversikt over endringer. Under er det presentert et eksempel på en slik rapport.

Kreditorer som er merket med grønn vil bli automatisk opprettet/endret i FI med utgangspunkt i informasjonen som foreligger i HR. Grønne meldinger vil komme enten ved opprettelse av nye kreditorer i FI eller ved endringer. Ved sistnevnte så er det imidlertid noen forutsetninger.

Dersom det ikke er samsvar mellom informasjon på en kreditor i FI og mottakernøkkel i HR så innebærer det at det har blitt foretatt en endring på et av de to områdene, og programmet vil sjekke hvor siste endring er foretatt.

Dersom endringen er blitt foretatt i HR (på mottakernøkkelen) så vil kreditoren merkes grønn og bli endret i FI. Imidlertid, ved endringer i FI vil kreditoren merkes med en gul advarsel. Dette krever noen tiltak. Kreditoren oppdateres ikke i et slikt tilfelle slik at dersom HR er korrekt må FI oppdateres manuelt.

Dersom FI er korrekt så må saken meldes til 3. linje som vil oppdatere mottakernøkkelen i HR. Dersom forekomsten i HR er avgrenset på dato og ny er opprettet så vil kreditoren merkes med gul advarsel. Den vil i tillegg merkes med grønn for å indikere at ny HR informasjon er oppdatert i FI.

Røde meldinger indikerer at kreditoren ikke blir opprettet eller endret i FI. Det er to forhold som kan være årsak til dette. Vanligst vil være at mal-kreditoren enten er mangelfull eller ikke opprettet. Den andre årsaken er at informasjonen i HR er mangelfull eller feil.

Det vil genereres en batch input mappe i SM35 blir kalt Kreditorfeil. Denne mappen skal ikke leses inn da den inneholder de kreditorer som eventuelt er merket med rødt. Man vil få feilmelding dersom det likevel gjøres forsøk på innlesning.