Punkter som må gjennomgås som en nødvendig kartlegging av situasjonen før man kan starte registrering av en omorganisering i SAP.
1. Hva er bakgrunnen for den planlagte/forestående omorganiseringen?
2. Be om en
nærmere forklaring om hva omorganiseringen innebærer rent
organisatorisk.
3. Fra hvilken dato skal omorganiseringen tre i kraft?
4. Foreligger det noe intern dokumentasjon, vedtak, planer som beskriver omorganiseringen?
5. Hvordan ser organisasjonskartet ut før og etter omorganisering?
- Er dagens organisasjon riktig gjenspeilet i SAP?
- Har alle enheter en (og kun en) leder?
- Finnes det en leder på toppnivå?
- Er nedarving benyttet konsekvent?
6. Skal det opprettes nye organisasjonsenheter? Hva skal disse hete (kort- og lang-navn)?
7. Skal nåværende organisasjonsenheter opphøre/avgrenses? Hvilke organisasjonsenheter gjelder dette?
8. Skal noen organisasjonsenheter slås sammen? Hvilke?
9. Hvilke organisasjonsenheter skal bestå? Skal navnet på ny, sammenslått organisasjonsenhet endres?
10. Skal personell flyttes til ny/annen organisasjonsenhet?
11. Innebærer omorganiseringen flytting av hele eller deler av virksomheten? I så fall nytt kontorsted/bedriftsnummer?
12. Ved sammenslåing av etater (dette er omorganisering i staten _ dvs. flere virksomheter berøres, og må kjøres som egen prosess)
- Skal nåværende etater legges ned?
- Skal en av de eksisterende etatene bestå?
- Skal et eller flere kundeforhold opphøre?
13. Medfører omorganiseringen nye/endrede stillinger? Finnes det en oversikt?
14. Hvem skal være ledere for organisasjonsenhetene i ny struktur? Finnes det en oversikt?
15. Endringer i forhold til kostnadssteder; finnes det en oversikt? Skal det rapporteres på flere/færre/andre dimensjoner?
16. Skal eksterne (honorarpersoner) behandles på samme måte som tidligere? Ligger de i en egen enhet/spredt under ulike avdelinger/i samlestillinger eller er de registrert på annen måte?
17. Ved nedlegges av organisasjonsenheter og opprettelse av nye blir tilgangsstyring i innsikt påvirket. Bruker vil miste tilgang til data som ble opprettet i gammel organisasjonsenhet og få tilgang til data på ansatte fra dagen ny organisasjonsenhet er gyldig.
Fagbruker med autorisasjon til toppnivå vil fortsatt ha tilgang til data på ansatte etter at en organisasjonsenhet er lagt ned og erstattet med en annen. Dette som følge av at nedlagte organisasjonsenheter blir knyttet til toppnivået i virksomheten.