Generelt:

•     Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge.

•     Aktivitetene som skal utføres av kunde, nr 7 og 13, er markert med gult. Den gule fargen kommer ikke med på utskrift.

•     «Telleperioden» i kolonne «Frist» i denne sjekklisten er nærmere spesifisert i kundenotat som publiseres ca. 1 uke før oppstart av den enkelte telling.

Endringer fra forrige liste:

•     Gjelder fra 22.10.2025

•     Redigert i tekst på nr. 7 og 13.

Nr.

Aktivitet

Ansvar

Frist

Fremgangsmåte

1

Forhåndssjekk

DFØ

Før oppstart av telleperioden

DFØ kartlegger endringer i kundemassen.

2

Publiser kundenotat

DFØ

Ca. 1 uke før oppstart av telleperioden

Publiserer kundenotat med tidspunkt for gjennomføring av kvartalsvis lisenstelling.

3

Kontroller

Kundebrukere

DFØ ved
LD KKT

1.-3. arbeidsdag i telleperioden

Benytt transaksjon ybc_lisensier_bruker for å lisensiere alle aktive brukere med korrekt lisens.

4

Kontroller interne leverandør-brukere hos

DFØ

DFØ ved LD SYSFO

1. arbeidsdag i telleperioden

Kontroller interne systembrukere og personlige forvaltningsbrukere. (0-, 3-, 5- og 8-)

5

Planlegg bakgrunnsjobber for kunde-sjekk

DFØ ved LD SYSFO

3. arbeidsdag i telleperioden

Planlegg to bakgrunnsjobber natt til 4. arbeidsdag via transaksjon SM30 tabell YBC_BAKGR_JOBBER (cross-client).

•     ybc_lisensier_brukere må være ferdig utført i forkant av

•     yhr_lisenser

Resultatet er at rapporten yhr_lisenser havner på DFØ Fildel og skal kontrolleres av kunden, jf. punkt 7.

6

Kontroller at rapportene er

lagt ut på DFØ Fildel

DFØ ved LD SYSFO

4. arbeidsdag i telleperioden

Sjekke at lisensrapport er lagt ut på DFØ Fildel:

<firmakode>\Rapporter\11_Lisensrapporter\

Rapporten <dato>_<klokkeslett>_lisenser_<firmakode>   er i to formater, .csv og pdf.

7

Kunden kontrollerer lisensrapporten

Kunde og DFØ ved
LD KKT

4. - 8. arbeidsdag i telleperioden

Kunden er ansvarlig for å kontrollere lisensrapporten som DFØ har lagt ut på DFØ Fildel.

Fil-sti på DFØ Fildel:

Rapporter\11_Lisensrapporter\<dato>_<klokkeslett>_lisenser_<firmakode>

(se filer med nyeste dato)

Rapporten viser antall aktive brukere i SAP med lisenskategori.

Benytt bestillingsskjema i Kundesenter på nett for endring av brukertilganger.

Ansatte som fratrer, vil automatisk få sin bruker avgrenset ved fratredelse.

DFØ kan ved behov legge ut oppdatert lisensrapport på DFØ Fildel.

Fristen for tilbakemelding av feil er 8. arbeidsdag i telleperioden og angitt i kundenotatet som sendes ut ca. en uke før oppstart av lisenstellingen.

Hvis det ikke er behov for korrigeringer så trenger ikke kunden å ta kontakt med DFØ. Ingen tilbakemelding regnes som at lisensrapport er godkjent.

Fakturagrunnlaget blir klar til kontroll 13. arbeidsdag i telleperioden.

8

Oppdater brukertilganger 

DFØ ved
LD KKT

9. arbeidsdag i telleperioden

Oppdater brukertilganger i henhold til bestilling fra kunde.

9

Planlegg bakgrunnsjobber i forkant av USMM

DFØ ved
LD SYSFO

9. arbeidsdag i telleperioden

Planlegger to bakgrunnsjobber natt til 10. arbeidsdag via SM30 tabell YBC_BAKGR_JOBBER (cross-client).

•     ybc_lisensier_brukere

•     yhr_lisenstelling

10

Produser USMM-rapport

DFØ ved

LD SYSFO

10. arbeidsdag i telleperioden

Produserer lisenstellings-rapporten til SAP som danner grunnlag for faktura.

Detaljert sjekkliste er tilgjengelig for lisenstellings-ansvarlige.

11

Finn

investerings-grunnlag ut fra rapporter fra SAP HR

DFØ ved

LD FP ØKO

10. arbeidsdag i telleperioden

Sjekk hvor mange nye lisenser vi må investere i ut fra USMM-rapporten og yhr_lisenstelling. Dette resultatet sendes til SAP.

12

Generer fakturagrunnlag til DFØ Fildel

DFØ ved lisenstellings-ansvarlig i LD

12. arbeidsdag i telleperioden

Genererer fakturagrunnlag til DFØ Fildel.

13

Beslutt hva

som skal gjøres med over- og underforbruk

Kunde

13. - 15. arbeidsdag i telleperioden

Kunden vurderer fakturagrunnlaget som er lagt ut på DFØ Fildel, og beslutter hva som skal gjøres med over-/underforbruk.

Fil-sti på DFØ Fildel:

Rapporter\11_Lisensrapporter\<klient>_<firmakode>_Fakturagrunnlag.xlsx

Filen på DFØ Fildel er skrivebeskyttet. Den kan lagres til eget området for å simulere endringer.

Nærmere forklaring finnes i regnearket og i brukerdokumentasjonen.

Endringer meldes i Kundesenter på nett. Start tittelen på saken med «Fakturagrunnlag:».

Fristen for tilbakemelding av endringer er 15. arbeidsdag i telleperioden som angitt i kundenotatet som sendes ut ca. en uke før oppstart av lisenstellingen.

Hvis det ikke er behov for korrigeringer så trenger ikke kunden å ta kontakt med DFØ. Ingen tilbakemelding regnes som at fakturagrunnlaget, slik det foreligger, godkjennes.

14

Oppdater faktura-grunnlag

DFØ ved
LD SYSFO

16. arbeidsdag i telleperioden

Oppdater fakturagrunnlaget i henhold til

kundenes tilbakemeldinger og legg en ny kopi på DFØ Fildel.

15

Utarbeid

faktura- grunnlag

DFØ

Påfølgende kvartal

Når avstemming av regnearkene pr. kunde er ferdig aggregeres disse i en fil som sendes til regnskap for fakturering.

16

Fakturer

DFØ

Påfølgende kvartal

Produserer faktura til kundene.

17

Endre data i fakturahodet

Kunde

Fortløpende

Kunden kan få endret innholdet i følgende felt på fakturaen:

•     Deres referanse (maksimum 20 tegn)

•     Bestillingsnummer (maksimum 15 tegn)

Kunden er ansvarlig for at dataene er oppdaterte slik at faktura blir behandlet korrekt ved mottak.

Endring meldes i kundesenter på nett.