Ved feil registrering av forskudd kan det forekomme at refusjonsbeløpet som overføres til reskontro er feil til tross for at simuleringen viser korrekt resultat. Dette skjer ved følgende feilregistrering av forskuddet:
1. Forskuddet er utbetalt via økonomisystemet (ikke via SAP) og haken i feltet for Kasse er fjernet (nedenfor).
Reisen ser ut slik:
Forskuddet er feilaktig registrert ved at hake for Kasse er fjernet.
Simuleringen viser følgende:
Altså netto utbetalt kr 240. Men konteringskjøringen viser at forskuddet ikke er trukket fra ved overføring til reskontro (PRRW)
I FBL1N ser vi at dette beløpet ligger til utbetaling
Feilen oppdages ved simuleringen
I tilfelle 1 må reisen endres. Først må det feilaktig registrerte forskuddet utlignes. Dette gjøres ved å registrere forskuddet en gang til med minus. Reisen godkjennes, avregnes og konteres. Deretter hentes reisen opp enda en gang. Klikk på ”Endre” og registrer forskuddet korrekt med hake for Kasse. Reisen godkjennes, avregnes og konteres på nytt. Ved begge konteringene bør man først simulere konteringen for å se om resultat blir som forventet før endelig kontering kjøres.
Feilen oppdages etter produktiv konteringskjøring
I dette tilfelle er feil beløp havnet på reskontroen. Feilen er at forskuddet ikke trukket fra refusjonsbeløpet og reisen overføres med bruttobeløp. I praksis betyr dette at forskuddet utbetales en gang til.
Vi ser først på situasjonen i tilfelle 1. Vi henter opp aktuell reise nr.19142 og klikker på endringsikonet. Følgende melding dukker opp. Svar Ja her.
Korriger forskuddet slik:
Når reisen godkjennes, avregnes og konteres på nytt, kommer forskuddet til debet. Konteringskjøringen i PRRW viser:
På reskontroen ser vi nå at netto utbetalt blir riktig
2. Forskuddet er utbetalt i SAP (PR03) men dette reisenummeret er ikke brukt når reisen skal gjøres opp. Det hjelper ikke om forskuddbeløpet er registrert.
Følgende forskudd er utbetalt i SAP ved PR03.
Vi ser at reisen ligger i PR05 med reisenr. 19143
La oss anta at reiseregningen er registrert på et nytt nummer slik:
Vi ser at hele beløpet for reise nr. 19144 er overført til reskontro uten fratrekk for forskudd:
I dette tilfelle må reisenummeret som ble tildelt ved forskuddet brukes. Men først må reisen som er feil annulleres. Hent opp reisen i PR05 slik:
Klikk på ikonet for
annullering 
. Svar Ja når
følgende melding dukker opp
Status endres til FI-kont. tilbakef. Deretter må reisen konteres på nytt. Resultatet blir da at postene som er overført til reskontroen reverseres. Konteringskjøringen viser følgende:
På reskontroen ser vi nå at netto utbetalt for reise nr 19144 er null.
Status på reisen blir da Tilbf.til FIkon som vist i følgende bilde over historikken:
Til slitt må reisen registreres på nummeret (reise nr 19143) som ble opprettet ved forskuddsutbetalingen i SAP. Hent opp reisen slik i PR05.
Klikk på endringsikonet og velg aktuelt reiseskjema i neste bilde:
I eksemplet brukes Innlandsreise.
Fyll ut aktuelle opplysninger i neste bilde:
Vi registrerer reisen slik:
Simuleringen viser følgende:
Vi ser nå at netto utbetalt beløp blir riktig. Når reisen godkjennes, avregnes og konteres blir det korrekte beløp overført til reskontro og utbetalt.
Feil oppdages etter at beløper er sendt til banken
Dersom feilen oppdages i tide må det sendes stoppeoppdrag til banken, se Stopp av utbetalinger som er overført til banken under ”Remittering”. Dette gjelder både i tilfelle 1og 2. Deretter må reisen annulleres og konteres på nytt (reversering). Så må reisen korrigeres og konteres på nytt. Betalingsordren i betalingsoppdraget må slettes og beløpet remitteres på nytt (se beskrivelsen under Remittering).
Feil oppdages etter at beløpet er utbetalt
Dersom feilen oppdages for sent må den ansatte i tilfelle 1 enten tilbakebetale beløpet eller trekkes i lønn (lønnart 8021). Deretter må reisen korrigeres og konteres på nytt. Skyldig beløp vil da komme som en debetpost på reskontroen. I tilfelle av at beløpet trekkes i lønn, må det gjøres følgende postering i SAP FI ved transaksjonskode F-02:
•Kredit reskontro
•Debet Konto for Negativ netto.
Dersom beløpet innbetales, må det først verifiseres at beløpet er innbetalt. Deretter gjøres følgende postering i SAP FI ved transaksjonskode F-02:
•Kredit reskontro
•Debet virksomhetens arbeidskonto.
I tilfelle 2 er altså reisenummeret som er tildelt ved forskuddsutbetalingen i SAP ikke benyttes ved oppgjøret av reisen. Forskuddet vil da bli stående som åpent i SAP inntil vi rydder opp.
Den vanligste feilsituasjonen er at man har registrert forskuddet og reisen på to ulike reisenummer. Da blir ikke forskudd og reiseutgifter avregnet mot hverandre. Reiseoppgjøret bli riktig men forskuddet vil stå som åpent i YHR_REISEFORSKUDD. Situasjonen korrigeres slik:
Det er først registrert et forskudd i PR03. Dette ser vi i PR05 på reise nr 19145 slik:
Etterpå er reisen registrert på et nytt reisenummer:
Simuleringen viser følgende:
Netto utbetalt beløp blir riktig. Men reiseforskuddet som først ble registret på reise nr 19147 står fortsatt uoppgjort. Gå in i PR05 og hent opp reisen (reise nummer 19147):
Merk reisen og klikk på
. I neste bilde klikk
grønn hake
Klikk på 
Klikk på Fortsett i neste bilde:
Vi ser nå at reisen har endret status i PR05:
Nå kan reisen godkjennes, avregnes og konteres. I PRFI fyller vi ut følgende:
Simulert kjøring viser følgende:
Da kan vi kontere reisen produktivt. PRRW ligger reisen nå slik:
Når reisen blir kontert endelig kommer kr 3.000 til debet på reskontroen for reise nr 19147.
OBS. Dette er testcase og den normale situasjonen ville være at det første bilaget var utlignet med BA som er avregningsreturen fra banken. Da ville summen på reskontroen bli debet kr 3.000.
Til slutt må debetbeløpet på reskontroen utlignes. Her er det to varianter.
•Når forskuddet er gjort opp på en annen reise og beløpet ikke lenger er skyldig må det gjøres følgende postering:
K-nøkkel 31 reskontro og k-nøkkel 40 hovedbokskonto netto negativ. Denne posteringen vil generere et nytt bilag i datauttrekket. Men rapporten over reiseforskudd i SAP er nå à jour.
•Dersom forskuddet ikke er trukket inn på en annen reise må det gjøres samme postering:
K-nøkkel 31 Reskontro og K-nøkkel 40 hovedbokskonto netto negativ. Deretter må beløpet trekkes i lønn ved lønnart 8021. Dersom beløpet innbetales må følgende postering gjøres:
K-nøkkel 31 Reskontro og K-nøkkel 40 hovedbokskonto Arbeidskonto. Postering i lønn gjøres med lønnart 8013.