Generelt bør arbeidsflyt ikke kanselleres. Godkjenningen bør fullføres elektronisk, slik at prosessen for godkjenning ikke brytes. I unntakstilfeller kan det imidlertid være behov, dersom godkjenner er syk, ikke har satt opp stedfortreder eller lignende, eller av andre årsaker at data må godkjennes direkte i kjernesystemet.
Kansellering av arbeidsflyt skal kun utføres av DFØ’s kontorsted etter at kunden har bedt om det.
Spesielt for arbeidsflyt fravær
Fraværssøknaden ligger i en egen fraværsdatabase. Her ligger det merket hvem som skal behandle søknaden. Når arbeidsflyten kanseleres via “Logically delete” i SWi1, vil oppgaven fjernes fra innkurven, mens søknaden fremdeles eksisterer. Dette fører til inkonsistens, og det kan medføre at godkjenner får “Alvorlig feil” når han/hun skal godkjenne andre fraværssøknader.
Hvis kunde ber om at en fraværssøknad slettes, skal man først undersøke om kunden kan korrigere selv ved at søknad avvises eller at den ansatte sletter søknaden. Hvis det ikke går, skal saken sendes direkte inn til 3. linje uten at flyt kanselleres.
Når du sender sak til 3.linje, så skal følgende informasjon følge med:
Ansattnummer, WI-nummer, fraværstype, type aksjon (INS/DEL), datoer for søknaden.
Dette må følge med fordi
alle spor etter søknaden forsvinner når vi sletter den.
Transaksjonskode
SWI1
Fremgangsmåte
Arbeidsflyt kanselleres via transaksjon SWI1.
Finn frem til riktig workitem, dobbeltklikk på det slik at du kommer inn i detaljbildet, slik som nedenfor.
Klikk deretter på Gå til på menylinja og velg Technical workitem display.
I neste bilde klikker man på Endre.
Dette vinduet åpnes.
For å kansellere arbeidsflyten må man klikke på Logically Delete.
Obs: Klikker man på Complete Manually så tilsvarer det å utføre godkjenningen og evt sende arbeidsflyten videre til godkjenner 2.
Man har også tilgang til dette via transaksjonen SWI5, men der settes en annen status når man kansellerer, og dette skal ikke benyttes.