Formål
Kontrollere at genererte krav og mottatt refusjon stemmer overens. Eventuelle differanser avdekkes, og disse kan utlignes med utgangspunkt i kontrollrapporten.
Forutsetninger
Oppgjørsrapport for feriepenger av refusjonskrav leses normalt inn til hovedlønn juni. Etter hovedlønnskjøring vil RECON være oppdatert med krav og mottatt refusjon.
Basis- og delservicekunder har tilgang til å utligne differanser direkte fra rapporten. Kunder på grunntjeneste har kun lesetilgang.
Transaksjonskode
PC00_M20_RMB_RECON – Refusjonsavstemmingsrapport
Det er laget to varianter som må benyttes avhengig av om det gjelder sykepenger eller foreldrepenger som skal utlignes.
Variantenes navn er:
CUS&OPAL01 – Avstemming feriepenger Syk++
CUS&OPAL02 – Avstemming feriepenger Fperm.
I tillegg er det laget to varianter som må benyttes for å identifisere fratrådte personer, da disse krever særskilt behandling.
Variantenes navn er:
CUS&OPAL03 – Avstem. Feriep. Syk++ sluttede
CUS&OPAL04 – Avstem. Feriep. Fperm sluttede
Kontrollrapport for feriepenger av refusjonskrav må følges opp for inneværende og foregående år innen hovedlønn desember i inneværende år.
Det skal alltid benyttes variant ved gjennomgang av kontrollrapporten for å sikre at riktig lønnart blir benyttet ved utligning av differanser.
NB! Kontrollrapporten må søkes opp for ett kalenderår av gangen. Søker man opp rapporten for flere år, eller på tvers av årsskifter, vil rapporten inneholde feilinformasjon.
Når variant velges vil Sap foreslå inneværende kalenderår og det er under utvalg tilstrekkelig å fylle ut hva man ønsker å kjøre: Ansattnr., firmakode etc.
Etter at inneværende år er gjennomgått, kan man søke opp foregående år ved å endre dato i feltene «Datautvalgsperiode» og «Periode for personutvalg».
Personer som har sluttet
Når det gjelder personer som har sluttet i løpet av fjoråret er det nødvendig med en manuell oppfølging i det lønnarten som genereres ved utligning settes til 1. januar inneværende år. Dette er korrekt når det gjelder periodisering av feriepengene (riktig år), men som følge av at personen er fratrådt blir ikke beløpet gjenstand for beregning i lønnskjøringen. Dette løses ved at personer som har fratrådt må identifiseres ved hjelp av 2 egne varianter som kjøres før utligningen foretas.
Når personene er identifisert kan utligningen utføres, deretter må feltet Avregning til i IT0003 oppdateres med en dato i påfølgende lønnskjøringsperiode.
Eks. Ansatt har vært syk i 2021 – Da vil det bli generert et krav som vil ligge på feriepenger 2022 (refusjonen av feriepenger kommer i 2022).
Vedkommende slutter i 2021. Når feriepengene (VREF) kommer i juni 2022 vil datoen for disse pengene bli satt til dato i 2021 (aktiv periode).
Feriepengene er ført slik i RECON:
Krav = År 2022
Mottatt = År 2021 (VREF)
Det betyr at det er nødvendig å forholde seg til begge år ved utligning.
Avstemt differanse (REC5) får dato 01.01.2022.
Fremgangsmåte
Start med å gå gjennom kontrollrapport for feriepenger av refusjonskrav for personer som har sluttet. Personene identifiseres ved å kjøre variantene
CUS&OPAL03 – Avstem. Fereiep. Syk++ sluttede
CUS&OPAL04 – Avstem. Feriep. Fperm sluttede
for inneværende og foregående år.
Husk å oppdatere Avregning til feltet i IT0003 med dato i påfølgende lønnskjøringsperiode.
Deretter går man gjennom kontrollrapporten av feriepenger av refusjonskrav for resten av de ansatte. Benytt variantene
CUS&OPAL01 – Avstemming feriepenger syk++
CUS&OPAL02 – Avstemming feriepenger fperm
Når variant CUS&OPAL01 og CUS&OPAL03 velges vil alle forekomster for sykepenger framkomme, og ved utligning vil lønnart REC5 genereres på IT0015. Tilsvarende vil lønnart REC6 bli generert ved valg av variant CUS&OPAL02 og CUS&OPAL04.
Lønnartene vil utligne differanser på gjennomgangskontiene for feriepenger samt debitor NAV i SAP.
NB! Ansatte som framkommer i CUS&OPAL03 varianten vil også framkomme i CUS&OPAL01 varianten. På samme måte vil ansatte som framkommer i CUS&OPAL04 varianten også framkomme i CUS&OPAL02 varianten.
NAV refusjoner - Avsetning av FP for fedrekvote.
Fra 1.8.2014 vil det ikke avsettes Feriepenger på lønnart /852 for fedrekvote.
Dette gjøres fordi feriepengene som regel er ‘brukt opp’ av mor når hun tar sin del av foreldrepermisjonen først.
På denne måten vil de aller fleste tilfellene bli riktig. Mottatte feriepenger for pappapermisjon vil føre til Avstemmingsdifferanse, som kan utlignes i Recon.