Formål
SAP er et integrert lønns- og personalsystem. Registrering av tid har flere formål.
Ved registrering av fravær genereres nødvendig trekk i lønn automatisk. Korreksjonen styres fra den enkelte fraværskode. For fravær som har betydning for lønn registreres det ingen lønnsendring i tillegg til fraværet.
Fraværsstatistikker skal være riktige. Alle fraværskoder er derfor merket med hvordan de skal påvirke de ulike statistikker.
Arbeidsgiver plikter å rapportere til sentrale registre som Arbeidstaker/arbeidsgiverregisteret i NAV, innrapportering til Statens pensjonskasse og til Statens sentrale tjenestemannsregister. Rapporteringen skjer maskinelt, og alle fraværskoder er merket med hvordan de skal håndteres i de ulike innrapporteringer.
Det er derfor viktig at fraværet registreres på riktig kode og på riktig måte. Ved feilregistrering kan lønn bli feil og innrapportering bli feil, noe som senere kan påvirke framtidige pensjonsrettigheter.
Registrering av frammøtetid gir mulighet for å holde kontroll på den ansattes arbeidstid, inkludert kontroll av fleksitid og kontroll mot arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid.
Det er også mulig å la arbeidstid utover det som er planlagt generere utbetalinger i lønnssystemet, det være seg både overtid, reisetid, vakttillegg og andre tillegg.
Forutsetninger
Regelverk forutsettes kjent. I beskrivelsene som følger omtales kun den delen av prosessen som har systemstøtte.
Fravær må alltid registreres i SAP. Virksomheten må selv ta stilling til om frammøtetid skal registreres eller ikke.