Konteringsobjektene som er tatt i bruk i SAP er hentet fra forskjellige moduler under SAP FI. Noen er frie mens noen er opprettet for spesielle formål. «Kostnadssted» og «K-element 7» er hentet fra Controlling-modulen. Her er «K-element 7» en fri dimensjon som virksomheten kan bruke fritt mens kostnadssted må brukes til kostnadssted. K-element 6 er hentet fra Prosjektmodulen og kan brukes fritt av virksomhetene. Fra Disposisjonsregnskapet under Public Sector Management-modulen bruker vi «K-element 4», «K-element 5» og «Overstyring av kontonr». Her skal «K-element 4» brukes til Kapittel/post mens «Overstyring av kontonr» skal brukes til overstyring av kontonr. «K-element 5» er en fri dimensjon.
Ledende nuller
Datauttrekk
For noen konteringsobjekter kan det legges inn ledende nuller (alfanumeriske felter). Disse kommer med på datauttrekket. Det gjelder følgende:
- K-element 4 (som inngår i kontoen i Agresso)
- Overstyring av kontonr
- K-element 5
- K-element 6
De øvrige konteringsobjektene er numeriske og her forsvinner ledende nuller både i registreringen og i datauttrekket. Virksomheter som har ledende nuller på disse konteringsobjektene i økonomisystemet anbefales derfor å gjøre en tilpasning av økonomisystemet for disse. Dette gjelder følgende konteringsobjekter:
- Kontonr
- Kostnadssted
- K-element 7
Det er imidlertid laget en spesialutvikling for Kostnadssted slik at kostnadssteder med ledende nuller kan komme over til økonomi. For å få dette til gjelder følgende:
- Det må fylles ut et prefiks i tabellen yfi_interfacepar
- Kostnadssteder som skal ha ledende nuller må registreres i SAP med X og deretter med riktig antall nuller.
- Andre kostnadssteder registreres uten x.
Dersom kostnadsstedet for eksempel skal være 00200 i økonomisystemet må det registreres slik i SAP:
- X00200.
For følgende virksomheter i klient 603 er det imidlertid et unntak.
- 2240
- 2250
- 2260
- 2270
- 2280
Disse har registrert alle kostnadssteder med x som første tegn.
Import av dimensjoner fra økonomisystem
Konteringselementer kan opprettes i SAP ved innlesing av fil fra økonomisystemet enten bare ved konvertering i forbindelse med oppstart eller for å oppdatere endringer siden.
Dersom kostnadssteder skal oppdateres med ledende nuller i SAP må tabell yfi_interfacepar være satt opp med riktig prefiks. Deretter må det genereres en fil med dimensjonsverdier fra økonomisystemet.
Innlesningsprogrammet yfi_import_av_dimensjoner oppretter kostnadssteder i SAP på følgende måte:
- Kostnadssteder med ledende nuller for eksempel 00100 får en x som første tegn slik at det blir opprettet i SAP som x00100.
- Kostnadssteder uten ledende nuller som for eksempel 1000 blir opprettet i SAP som 100.
Her er det også et unntak for følgende virksomheter i klient 603:
- 2240
- 2250
- 2260
- 2270
- 2280
Feltlengdene på konteringsdimensjoner i SAP har begrensninger. Definisjonen i SAP er SAP standard.
Antall posisjoner i SAP:
Artskontonummer: 10
Kostnadssted: 10
K4: 10
K5: 16
K6: 24 (5 er til prefiks firmakode xxxx_)19
K7: 12 (kunder med aktivitetsregistrering mot arbeidsordre har èn karakter til prefiks x) 11