Formål
Rutine og programmer er utviklet for innlesing av personer i SAP i forbindelse med oppstart. Det er to ulike situasjoner som skal dekkes:
1. Ny lønnskunde
2. Fusjon av lønnskunde med firmakode som ligger på en annen klient.
Historiske data håndteres i ikke.
Kun overføringsprogrammene beskrives her.
Lenger bak finnes en mal for planlegging av de aktiviteter som må utføres i SAP. I tillegg skal det finne det en plan for hele prosjektet som både omfatter forberedende og avsluttende aktiviteter.
Forutsetning
Organisasjonen må være satt opp før data kan leses inn.
Brukere som skal foreta flyttingen i SAP må har fått til delt en egen rolle for oppstart.
Prosjekt for oppstart av ny kunde må være opprettet i SAP.
Virkemåte
Likheten mellom de to situasjonene som skal dekkes er at ansatte leses inn (registreres) på nytt ansattnummer som om de hadde vært nyansatte og uten historikk.
Forskjellen er at ved fusjon med firmakode på en annen klient har DFØ oversikt over hvilke data som ligger i SAP. Vi kan derfor laste de data vi trenger ned i et regneark som grunnlag for innlesing i en annen firmakode. Når data kommer fra et annet lønnssystem, må kunde gjøre uttrekk fra nåværende lønnssystem og tilpasse disse til vårt regneark. Han kan også fylle ut regnearket manuelt (små kunder).
Enten kunden er liten eller stor og enten ansattdata kan hentes fra en annen SAP-klient hos DFØ eller ikke vil innlesing skje på samme måte.
Når DFØ skal ta opp en ny kunde kan vi hente et tomt regneark fra SAP som fylles ut slik kunden finner det mest hensiktsmessig. DFØ kan vaske data før opplasting i SAP.
Først vaskes regnearket, dvs. kjøres i test for å sjekke at data henger logisk sammen. Eventuelle feil rettes på regnearket. Innlesing er ikke mulig med mindre regnearket er helt feilfritt. Vaskeprosessen er tilnærmet lik den vaskeprosess som skjer ved fusjoner på samme klient, men da flyttes ansattnummer til ny firmakode uten at data først lastes ned til et regneark.