Formål
Ved bruk av SAP som et lønnssystem vil SAP fungere som et forsystem til regnskapssystemet. For å produsere den informasjonen som overføres brukes ulike moduler av SAP, samt at en rekke knytninger i tabellverket i SAP må settes opp. Nedenfor følger en beskrivelse av disse sammenhengene.
SAP – Moduler og grensesnitt
Figuren nedenfor viser sammenheng mellom moduler som benyttes i SAP og integrasjon mot andre systemer. Figuren er begrenset til å gjelde moduler i SAP som har konsekvenser for avstemmingen.
Figuren viser at økonomisystemet mottar informasjon fra SAP fra tre ulike moduler som er integrert med hverandre. Lønnskjøringer (hoved- og bonuslønn) kjøres i SAP HR (SAP-Human Resources). Dette genererer transaksjoner som overføres til SAP FI (SAP Finance), Fra denne modulen overføres transaksjoner til økonomisystemet. Trekkoppgjør er prosesser som kjøres i SAP for å overføre informasjon fra trekkoppgjørskonti til reskontro for utbetaling til trekkmyndighetene. Dette gjennomføres i SAP-FI. All reskontro ligger tilgjengelig i SAP-FI. Dette betyr at filer mellom banken og SAP foregår mot SAP-FI.
Håndtering av oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift
Ved reiseoppgjør overføres reskontroinformasjon og annen regnskapsmessig informasjon til SAP FI for derfra å overføres til økonomisystemet. Oppgavepliktig informasjon overføres til SAP HR. Deretter beregnes arbeidsgiveravgift på reisetransaksjoner i SAP HR ved hovedlønnskjøring.
Lønnsrapportering og oppgavepliktig informasjon produseres og lagres i SAP HR. Se figur nedenfor:
SAP – Systemoppsett
Lønn og reiseinformasjon reguleres i SAP via lønnarter. Figuren nedenfor viser at lønnarter knyttes opp mot med Fordel, beskrivelse og genereringsregel som styrer lønnsinnberetningen. I tillegg knyttes lønnarter opp mot symbolske konti i SAP som styrer den endelige konteringen.
Den symbolske kontoen har også en bokstav i sitt kodenavn som angir om koden er en oppgavepliktig (og arbeidsgiveravgiftspliktig) ytelse eller ikke:
A – både oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig
O – bare oppgavepliktig
B – verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig
Verdiene A, O og B overføres til en dimensjon i økonomisystemet (dim 7 i Agresso) for å kunne avstemme denne informasjonen mellom SAP og økonomisystemet.
Knytning av lønnsinformasjon mot den enkelte ansatte foretas via organisasjonsstruktursoppbyggingen i SAP.
Oppbygging av håndtering av lønn og reise er likt med unntak av håndtering av oppgavepliktige og arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser. Oppgaveplikt reise er håndtert via gruppering av nummereringen av de symbolske konti for reise:
•Symbolske konti 101-149 = O bare oppgavepliktig.
•Symbolske konti 150-179 = A både oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig symbolske konti med bokstaver:
•15A-17Å = A både oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig.
Symbolske konti høyere enn 180 = B verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig.
•symbolske konti med bokstaver:
18A-18Å = B verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig.
•symbolske konti med prefiks:
18* (alle prefiks) = B verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig.
19A-19Å = B verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig
For illustrasjon se figur nedenfor:
For avgiftsfri og avgiftspliktig utenlandske oppgavepliktige ytelser samt ytelser for Svalbard er det laget egne akkumuleringslønnarter som er knyttet opp mot en enkelt SD-kode.
Avstemmingene som er beskrevet i disse rutinene baserer seg på å avstemme at informasjon mellom økonomisystemet og SAP samsvarer. Dersom dette ikke er tilfellet, kan avvikene skyldes systemoppsettet i SAP og knytningene mellom oppgavepliktig informasjon og lønnarter og symbolsk konto/konteringskonto og lønnart.
Grunnlag arbeidsgiveravgift som fremkommer på terminrapporten dannes på bakgrunn av akkumuleringslønnarter. Dette betyr at alle lønnarter som danner grunnlaget for en arbeidsgiveravgiftspliktig ytelse må linkes til disse akkumuleringslønnartene.
Figuren nedenfor illustrerer hvilke rapporter som kan tas ut for å få kontrollert oppsettet i SAP samt for å avdekke årsakene til avvik i avstemmingene.
Fra SAP kan følgende rapporter tas ut:
•rapporter til offentlige instanser som baserer seg på innberetningspliktig informasjon for den enkelte virksomhet totalt og spesifisert pr ansatt
•lønnartrapporter som viser totalsummer for virksomheten samt spesifikasjon pr ansatt
•konteringskjøringer som viser kontering pr virksomhet samt spesifikasjon pr ansatt