En saksgang har flere funksjoner. Den setter ansettelsesstatus på en person, oppretter eller avgrenser tilknytning mellom person og stilling i PPOME, lagrer historikk på personen, bidrar til kvalitet på de registrerte data, og sørger for korrekte meldinger til SST, SPK.
Status
Vi skiller mellom saksganger som setter eller endrer status, og saksganger som ikke endrer status.
Vi bruker følgende status:
3 - Aktiv
Den ansatte er aktiv i virksomheten. Den ansatte vil beholde denne status så lenge ansettelsesforholdet varer, uavhengig av hvor mange andre saksganger som kjøres i mellomtiden.
0 - Fratrådt
Den ansatte er ikke lenger aktiv i virksomheten. Når du kjører en saksgang som endrer status til fratrådt, blir du også veiledet gjennom avgrensing av infotyper.
En ansatt med status=aktiv blir med når det kjøres lønn, og en ansatt med status=fratrådt tas ikke med.
Du kan ikke sette eller endre ansettelsesstatus på en ansatt på annen måte enn ved å kjøre en av saksgangene som er definert til å endre status. Saksganger som setter eller endrer status er følgende:
Tilsettingssaksganger setter status Aktiv
Fratredelsessaksganger setter status Fratrådt
Alle andre saksganger kan kun kjøres for aktiver personer, og status endres ikke.
Oppretter/avgrenser tilknytning mellom person og stilling
Når du kjører en tilsettingssaksgang, opprettes tilknytning mellom personen og stillingen du har opprettet i PPOME.
Når du kjører en fratredelsessaksgang avgrenses tilknytningen mellom person og stillingen du har opprettet i PPOME. Den ansatte får i stedet stilling 99999999 som ikke er integrert med organisasjonsmodulen.
Historikk
Når du kjører en saksgang lagres navnet på saksgangen, dato og årsakskode i infotype for saksbehandling. Dette gir en god oversikt over saksbehandling som er foretatt på en person.
Kvalitet
Når du velger en saksgang, er du sikker på at du får tilgang til å registrere tilstrekkelig informasjon på den personen du arbeider med. Dette bidrar til kvalitet på de data som registreres i systemet, ved at det er lik behandling fra gang til gang.
Det er satt opp standardiserte saksganger som skal brukes i forbindelse med saksbehandling på en ansatt.
Korrekte meldinger til SST, SPK
Bruk av riktige saksganger for ansatte vil automatisk generere riktige meldinger for innrapportering.
Innrapporteringen er basert på at en ansatt registreres med riktige saksganger i systemet. Dvs. en tilsettingssaksgang må alltid gå foran en endringssaksgang og en fratredelsessaksgang for at meldinger til de offentlige registre skal kunne leses ut fra registreringen i systemet.
Eksempler på tilsettingssaksganger (Inntak/oppstart)
§ Tilsetting, Tilsetting fra rekruttering, Gjeninntredelse.
Eksempel på endringssaksganger (som utløser endringsmelding)
§ Ny st.kode/ltr/org.enh/mg/mug, Endring i stillingsprosent.
Fratredelsessaksganger (Opphør)
§ Fratredelse, Fratredelse med sluttvederlag.