Hovedbokskontonummeret

En eller flere kontoplaner?

I SAP kan det opprettes flere kontoplaner i samme klient. Hvert firma knyttes til en av disse konto­planene.

Store etater med flere firmakoder velger ofte å ha en felle kontoplan for alle sine firmaer, mens enkeltstående virksomheter som oftest har sin egen kontoplan.

Kontoplanene identifiseres ved hjelp av en kode på fire tegn. For virksomheter som har sin egen kontoplan, har vi satt koden for kontoplanen lik firmakoden.

Oppdeling av kontonummeret

For statlige virksomheter som bygger opp kontonummeret med kapittel og post, har vi valgt å dele kontonummeret for utgiftskontiene i to. Vi lar kontonummeret bare bestå av underpost og underunderpost, mens kapittel og post registreres i et eget konteringselement som kalles K-element 4 i SAP.

Når lønnsregnskapet overføres til økonomisystemet, settes de to delene sammen igjen.

Årsaken til dette er at kontonummeret styres av lønnarten, mens K-element 4 er knyttet til den enkelte person. Ved å gjøre det på denne måten, kan den samme lønnarten brukes uavhengig av hvilket kapittel og hvilken post lønnsutgiftene til en person skal posteres på.

Når det gjelder inntektskontiene og beholdningskontiene, legges hele kontonummeret inn i feltet kontonummer.

For virksomheter som har gått over til å bruke en firesifret kontoplan, legges hele kontonummeret inn i kontoplanen også for utgiftskontiene. Disse virksomhetene kan benytte K-element 4 til det de selv ønsker.

Lengden på kontonummeret

I Agresso kan vi bare ha et 8-sifret kontonummer. For å få plass til underunder­posten, har vi derfor vært nødt til å forkorte kontonummeret. Dette har forskjellige virksomheter gjort på forskjellige måter. De fleste av DFØ’s kunder har kuttet ut det første sifferet i posten, dvs. i stedet for 01 og 21 settes posten lik 1 eller 2 etc. Andre virksomheter har kuttet ut det første sifferet i kapittelet. Utenriksdepartementet benytter for eksempel kapittel 100 i stedet for kapittel 0100 i Agresso.

I SAP kan kontonummeret bestå av inntil 12 siffer. For å unngå å ha forskjellige kontonummer i lønnssystemet og i økonomisystemet, har vi likevel valgt å forkorte kontonummeret på samme måte i SAP som i økonomisystemet.

Hvordan dannes kontonummeret?

Hver lønnart er knyttet til et såkalt symbolsk kontonummer. Etter lønnskjøringen kjøres det en konteringskjøring. Da kombineres det symbolske kontonummeret med en konteringsmodifikator som er bygget opp ut fra medarbeidergruppe og medarbeiderunder­gruppe, og det reelle kontonummeret settes på de forskjellige utgiftspostene.

Nedenfor ser du hvordan konteringen på lønnart 1001 Bruttolønn styres til forskjellige underposter og underunderposter avhengig av verdien i kolonnen MGK. Denne er satt sammen av medarbeidergruppe og medarbeiderundergruppe.

Er det mulig å overstyre kontonummeret?

Statlige virksomheter kan fritt benytte underunderpost og delvis underposten etter eget behov. Dette gjør at det i en del tilfelle blir vanskelig å generere riktig kontonummer ut fra lønnart, medarbeidergruppe og medarbeider­undergruppe. Vi har derfor lagt inn en mulighet til å overstyre det kontonummeret som genereres ut fra lønnarten.

Du kan registrere et hovedbokskontonummer i et eget konteringselement som vi har kalt Overstyring i SAP. Når du overfører regnskapsdataene til økonomisystemet, byttes hovedboksnummeret ut med det som er registrert i overstyring.

Overstyring kan bare gjøres for tillegg og trekk og for reiseregninger, ikke for grunnlønn.

Slik overstyring skal bare benyttes i nødstilfelle. En av årsakene til dette er at overstyring av hovedbokskontonummeret gjør det vanskeligere å kontrollere at regnskapsdataene er kommet riktig over til økonomisystemet.

Oppgaveplikten

Det symbolske kontonummeret som er knyttet til hvert kontonummer, består av 4 tegn. Det siste tegnet i den symbolske kontoen sier om kontonummeret er oppgavepliktig eller ikke. Dette tegnet kan ha følgende verdier:

•      A = er oppgavepliktig og skal med i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgiften.

•      O = er oppgavepliktig, men skal ikke med i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgiften.

•      B = er ikke oppgaveplikt og skal heller ikke med i grunnlaget for arbeidsgiveravgiften.

•      Blank = er ikke oppgaveplikt og skal heller ikke med i grunnlaget for arbeidsgiveravgiften

For at det skal være mulig å avstemme oppgaveplikten, overføres denne verdien til en av dimensjonene i økonomisystemet. Du kan fritt velge hvilken dimensjon du skal overføre oppgaveplikten til, men virksomheter som er regnskapskunder av DFØ, må velge dim 7 i Agresso.