Formål
Grunnlag for lønnsbudsjettering skal dekke behov for detaljert beregning av lønnsbudsjett på ansatt, med mulighet til å velge høyere aggregeringsnivå (for eksempel firma eller kostnadssted) om man ønsker det. Uttrekket kan tas ut i fil og lastes inn i Agresso (eller andre systemer med budsjetteringsfunksjonalitet) og benyttes i Agresso Planlegger, eller så kan uttrekket tas ut i Excel for budsjettering. Uttrekket skal være fleksibelt i forhold til hvilke;
- perioder (måneder) man vil kjøre rapport for (les informasjon under ansiennitetsopprykk)
- lønnskostnader for hvilke objekter man ønsker at uttrekket skal inkludere
- objekter man ønsker at selve uttrekket skal aggregeres for
- justeringer, ansiennitetsopprykk eller ubetalte permisjoner (> 29 dager) i periode man kjører for, som skal gjøres for uttrekket
Transaksjonskode
YHR_LONNSBUD_UTTREKK
Fremgangsmåte
Tast inn transaksjonskode YHR_LONNSBUD_UTTREKK i transaksjonskodefeltet og klikk på Enter, skjermbildet Grunnlag for lønnsbudsjettering presenteres.
I bestillingsbildet over legger man inn rapporteringskriteriene.
Når man kjører for et stort utvalg ansatte, som kan ta noen minutter å generere resultat, så kan det være nyttig å ta et skjermbilde av bestillingsbildet, slik at man har dette når man skal forstå uttrekket.
Bestillingsbildet er delt inn i fire hoveddeler:
- Periodeparametere: Her angir man hvilke perioder man vil kjøre rapport for (default er fra og med januar til og med desember inneværende kalenderår).
- Firma og generelle utvalgsparametere: Her spesifiserer man hvilke lønnskostnader for hvilke objekter man vil at uttrekket skal inkludere.
I et eksempel har vi spesifisert at vi bare ønsker at lønnskostnader for ansatte som har firma 9990 og kostnadssted 200 (må oppfylle begge kriterier) skal benyttes som grunnlag for budsjettering. Man må alltid legge inn firmakode og klikke på Enter først, da dette avgrenser mulige verdier i andre felter i bestillingsbildet.
- Ansattinfo detaljer eller akkumuleringsnivå: Her definerer man hvilke objekter (eller begreper) man ønsker å aggregere uttrekket for.
I eksempelet over har vi spesifisert at uttrekket skal aggregeres for objektene ansatt, stillingskode (stillingsgruppe i SAP), lønnstrinn, konto og kostnadssted. Om en ansatt ikke har noen endringer i disse begrepene i perioden 01-12/2025 vil alle detaljer i selve uttrekket aggregeres på én linje.
Om en ansatt for eksempel endrer kostnadssted i periode 11/2025 (fra 200 til 300) vil det for denne ansatte presenteres to linjer i uttrekket; én linje for periode 01-10/2025 med kostnadssted 200, og én linje for periode 11-12/2025 med kostnadssted 300.
Om man ikke hadde krysset av for kostnadssted i del tre i bestillingsbildet hadde man fått én linje, fordi man da sier at man ikke skal aggregere i forhold til dette objektet.
Ansatte med differensiert kontering i IT0027: Tidligere var det begrensninger i rapporten til å kun få med 5 linjer av konteringen i IT0027 (01 lønn). Dette førte til at ikke all kostnaden kom frem i rapporten. Dette er nå endret og all kontering som er registrert i IT0027 (01 lønn) skal vises i rapporten.
- Justeringer for eventuelle opprykk/permisjoner i perioden: Her markerer man for om ansiennitetsopprykk eller ubetalte permisjoner i perioden(e) man kjører for skal justere uttrekket i perioden.
Ansiennitetsopprykk: Budsjettrapporten beregner ansiennitetsopprykk et år frem i tid (for ansatte på KORT/LANG/STIGE2 som skal ha ansiennitetsopprykk basert på år på stige (KORT 01-10, LANG 01-16 & STIGE2 01-04).
Dersom budsjettrapporten blir tatt ut for 01.01.2025 – 31.12.2025 og det er kjørt lønn til og med hovedlønn juli:
•For ansatte på KORT/LANG/STIGE2 med ST-dato i perioden 01.01.2025 – 31.07.2025 vil alle ansiennitetsopprykkene som er beregnet og registrert i IT0008 komme ut i rapporten med korrekt årslønn
•For ansatte på KORT/LANG/STIGE2 med ST-dato i perioden 01.08.2025 – 31.12.2025 vil ansiennitetsopprykket bli beregnet i rapporten og komme ut med korrekt årslønn (for fremtidige ansiennitetsopprykk vil det stå «ans.opprykk» i kolonne Ansienn.opprykk).
Dersom budsjettrapporten blir tatt ut for 01.01.2025 – 31.12.2026 og det er kjørt lønn til og med hovedlønn juli:
•For ansatte på KORT/LANG/STIGE2 med ST-dato i perioden 01.01.2025 – 31.07.2025 vil alle ansiennitetsopprykkene som er beregnet og registrert i IT0008 komme ut i rapporten med korrekt årslønn
•For ansatte på KORT/LANG/STIGE2 med ST-dato i perioden 01.08.2025 – 31.07.2026 vil ansiennitetsopprykket bli beregnet i rapporten og komme ut med korrekt årslønn (for fremtidige ansiennitetsopprykk vil det stå «ans.opprykk» i kolonne Ansienn.opprykk).
•For ansatte på KORT/LANG/STIGE2 med ST-dato i perioden 01.08.2026 – 31.12.2026, vil det ikke bli beregnet ansiennitetsopprykk. Rapporten beregner kun ansiennitetsopprykk ett år frem i tid.
Her viser vi et uttrekk fra budsjettrapporten. Uttrekket er kopiert over til Excel.
Klikk på Utfør når du har lagt inn bestillingskriterier for uttrekket (nedenfor presenteres resultat, ikke alle ansatte er tatt med).
Fra eksempel over kan man se følgende:
- Rapporten er tatt ut for periode 01.05.2025 – 31.12.2026 (Grunnen til at vi har valgt å ta rapporten fra 01.05.2025 er at det ble endret tariffgruppe fra STIGE1 til KORT OG LANG).
- Vi har definert at alle ansatte skal ha kostnadsted 200.
- Det er kjørt lønn til og med oktober 2025.
- Ansatt 111 Ola Norman er registrert med en stilling på KORT stige. Den ansatte går fra år 10 til 11 i periode 2025.11. Dette er ikke et ansiennitetsopprykk, og den ansatte beholder derfor samme årslønn som tidligere.
- Ansatt 222 Laila Nilsen er registrert med en stilling på SPENN. Den ansatte har en lønnsøkning i perioden 2025.08 (fremtidig forekomst i IT0008).
- Ansatt 333 Kari Larsen er registrert med en stilling på LANG stige. Den ansatte har fått et ansiennitetsopprykk i perioden 2025.09 (dette er registrert i IT0008). Rapporten beregner et fremtidig ansiennitetsopprykk for perioden 2026.09 (dette er ikke beregnet ennå i IT0008).
- Ansatt 444 Per Olsen er registrert med en stilling på KORT stige. Den ansatte går fra år 05 til 06 i perioden 2025.12 (dette er ikke beregnet ennå i IT0008). Neste ansiennitetsopprykk som er 2025.12 blir ikke beregnet i rapporten, fordi det er mer enn ett år frem i tid.
Vær oppmerksom på følgende
- Uttrekksprogrammet leser verdier som en ansatt har den siste dato i hver periode. Dette innebærer at om en ansatt har kostnadssted 200 for periode 01-11/2025, kostnadssted 300 fra 01.12.2025 – 10.12.2025, og kostnadssted 400 fra 11.12.2025 – 31.12.9999, så vil det presenteres to linjer. Én linje med periode 01-11/2025 med kostnadssted 200 hvor all informasjon for alle periodene aggregeres, og en annen linje med periode 12/2025 med kostnadssted 400. Man deler med andre ord ikke opp en periode (måned) i forhold til uttrekk for budsjettering. Siden kostnadssted 300 ikke eksisterer den siste dato i noen periode vil ikke dette kostnadssted belastes i budsjetteringen.
- Det produseres maks en linje per ansatt per periode (måned). Dette innebærer maks 12 linjer per ansatt om man kjører for ett år, uavhengig av hvor mange endringer det skjer på en ansatt i denne kjøreperioden.
- Om man kjører for flere perioder og ansatt ikke har endring i de kolonner som er spesifisert skal være med i budsjettuttrekket (i del tre i bestillingsbildet), skal all informasjon aggregeres til én linje.
- Om man velger at ansatt ikke skal spesifiseres i budsjettuttrekk (i del tre i bestillingsbildet) kommer ikke ansatt frem i budsjettuttrekk. Dette innebærer at budsjettuttrekket aggregeres, eventuelt fordeles, i henhold til de kolonner man har indikert skal inkluderes i budsjettuttrekket (i del tre i bestillingsbildet).
- Ansiennitetsopprykk: Om man har indikert (i del tre i bestillingsbildet) at fremtidig ansiennitetsopprykk skal inkluderes i budsjettuttrekket vil eventuelle opprykk erstatte data som ligger registrert i IT0008 fra og med den periode opprykket gjelder. Rapporten beregner ikke nytt justeringsbeløp i IT0509 ved fremtidige ansiennitetsopprykk.
- Permisjoner: Om man har indikert (i del tre i bestillingsbildet) at ubetalte permisjoner skal inkluderes i budsjettuttrekket, vil de relevante data for IT0008 og IT0509 reduseres med det samme som fraværsprosent.
- Kolonne Dellønnsprosent følger logikk for stillingskode i del tre i bestillingsbildet selv om man ikke kan markere for denne kolonnen i bestillingsbildet. Dette medfører at om man markerer for stillingskode i del tre i bestillingsbildet, har hatt samme stilling og dellønnsprosent i perioden, så aggregeres all informasjon på en linje for den ansatte. Om man derimot har hatt samme stilling, men ulik dellønnsprosent fra og med periode 09/2025 så vil informasjon presenteres på to linjer, hvor den andre linjen vil gjelde for periode 09/202025 – 12/2025 (hvor den eneste forskjell er dellønnsprosent).
- Kolonne Arb.giversats: Om man ikke har endringer på noen av objektene man har markert for i del 3 i bestillingsbildet, men har endret sats (område) for arbeidsgiveravgift i kolonne Arb.giversats, for eksempel i løpet av periode 9/2025 så vil informasjon for den ansatte presenteres på to ulike linjer. Én med periode 01-08/2025 med en sats for arbeidsgiveravgift, og en ny linje for periode 09-12/2025 med en annen sats for arbeidsgiveravgift.
- Det forekommer at ulike konteringsdimensjoner (kostnadssted, konto, k-element 4, osv) presenteres i ulike dim-kolonner (dim1-dim7) for ulike firmaer. For et firma kan kostnadssted komme i kolonne dim1, mens for et annet firma kan kostnadssted komme i kolonne dim2. Dette avhenger av hvordan tabell YFI_INTERFACEPAR er satt opp for firma man kjører uttrekk for.