Modellen nedenfor presenterer de ulike flytscenarioene ved registrering og godkjenning av reise. En generell beskrivelse følger etter modell, detaljer om de ulike aktiviteter har egen dokumentasjon.
Reisekjøringen
Det er DFØ som foretar reisekjøringene for alle tjenestemodellene. Denne består av følgende aktiviteter:
•Godkjenning av reiseregninger for delservicekunder og kunder på grunntjeneste. Godkjenningsrapporten PRAP, godkjenning direkte i PR05, eller godkjenning i arbeidsflyt.
•Avregning av reiser - PREC
•Overføring til regnskap - PRFI
•Remittering, overføring av utbetalinger til bank
Scenario 1 – Ansatte registrerer i selvbetjeningsløsningene
Når din virksomhet tar i bruk selvbetjeningsløsningene og reiseregistrering i arbeidsflyt, kan den ansatte registrere reiseregning direkte i systemet selv. Denne vil da bli sendt elektronisk til kontroll og godkjenning (attestasjon / anvisning) før den går til avregning og utbetaling.
Det er utarbeidet en egen brukerdokumentasjon for dette som man får tilgang til i SAP-portalen.
Scenario 2 – Reiseregning med utbetalt forskudd
Saksbehandlere registrerer reiseforskudd i PR03. Dette går til kontering og utbetaling. Om det er utbetalt forskudd for en reise, må man ved utfylling av reiseregning (når reise er gjennomført) registrere reiseutgiftene i den samme reisen (samme reisenummeret) som man registrerte forskuddet. Dette gjelder både portalbrukere og fagbrukere. Denne typen reiseregninger (med forskudd) går deretter gjennom de samme scenarioer som reiseregninger uten forskudd.
Scenario 3 – Saksbehandler registrerer og GODKJENNER i SAP
Saksbehandlere kan registrere reise for ansatte i SAP (PR05) og umiddelbart godkjenne reise, dette ved å klikke på Godkjenn. Reisen vil da være umiddelbart være klar for avregning.
Saksbehandlere kan også massegodkjenne reiser ved å bruke transaksjonskode PRAP.
Ved registrering om umiddelbar godkjenning må ansatte levere en utfylt papirblankett (denne reiseblanketten ligger på DFØs kundesider) som er attestert og budsjettdisponert.
NB! Om du som saksbehandler ønsker å gjøre ferdig registrering på et senere tidspunkt må du klikke på Reisestatus og markere Åpen under Avregning, og deretter klikke på Lagre. Da må man på et senere tidspunkt gå inn på reisen og godkjenne eller lagre.
Scenario 4 – Saksbehandler registrerer og LAGRER i SAP
Som saksbehandler kan man registrer reiser i PR05 og la noen andre kontrollere reiseregningene (manuelt). Du lagrer da reisen som Reise fullført og Skal avregnes. Deretter må man benytte transaksjon PRAP og utføre massegodkjenning.
Om du som saksbehandler ønsker å gjøre ferdig registrering på et senere tidspunkt må du klikke på Reisestatus og markere Åpen under Avregning, og deretter klikke på Lagre. Da må man på et senere tidspunkt gå inn på reisen og godkjenne eller lagre.
Scenario 5 – Korrigeringer
Reiser kan korrigeres når som helst i prosessen. Når reisen er korrigert må den gå gjennom de ulike scenarioene igjen. Dvs. dersom man har glemt et bilag, skrevet feil e.a. så kan man rette det opp i samme reise og godkjenne + utbetale pånytt. Det er alltid kun differansen som går til utbetaling.
Saksbehandler eller leder som skal godkjenne reiser i arbeidsflyt kan sende reisen i retur til den tilsatte dersom det er feil i registreringen