Prosessen med uttrekk av data fra SAP FI er ikke standard SAP-funksjonalitet. Det er derfor laget et eget program for overføring av regnskapstransaksjoner fra lønnssystemet til økonomisystemer som benyttes av kunder som tar i bruk SAP HR/SAP FI.
Bilagsart, bilagdato og bilagsnummer
Regnskapsposteringene fra SAP har følgende bilagsarter
|
BH |
For hovedlønn |
|
BE |
For bonuslønn |
|
BR |
For reiseregninger |
|
BT |
For trekkoppgjørene |
|
BA |
For avregningsreturer |
For hovedlønn, bonuslønn og utbetaling av reiseregninger, settes bilagsdatoen lik utbetalingsdatoen. For trekkoppgjørene og avregningsreturene settes bilagsdatoen lik konteringsdatoen i SAP.
Bilagsnumrene fra SAP overføres ikke til økonomisystemet. Numrene genereres i det dataene leses inn i økonomisystemet.
Revisjonssporet mellom SAP og økonomisystemet
For hovedlønn og bonuslønn, vil tekstfeltet inneholde nummeret på konteringskjøringen i SAP, f.eks. HL-0000002641. Da kan dere ut fra en postering i økonomisystemet, slå opp i SAP og finne ut hvilke ansatte og hvilke lønnarter som danner grunnlaget for dette beløpet.
For reisekjøringene vil det være utbetalingsdatoen som står i tekstfeltet. Her kan dere på samme måte slå opp på konteringskjøringen for reiser og finne detaljene i SAP.
For T1- og T2-oppgjørene og avregningsreturene, vil det være konteringsdatoen som står som kryssreferanse i tekstfeltet.
Feilmeldinger ved innlesing i økonomisystemet
Det kan komme feilmeldinger fra økonomisystemet når regnskapsposteringene leses inn. Dersom meldingen skyldes en feil i regnskapssystemet, f.eks.at det mangler et ansattnummer eller at en konteringsregel er feil satt opp, kan feilen rettes og dataene leses inn på nytt.
Dersom feilen skyldes forhold i SAP, f.eks. at et kontonummer eller en internregnskapskode er feil eller mangler, vil beløpet bli postert på feilkonto. Gjelder dette grunnlønn, faste tillegg eller trekk, lån eller formidlingstrekk, må dere rette konteringen i SAP med en fradato lik den datoen da feilen oppsto. Da vil SAP lage en ompostering som retter opp feilkontoen og posterer beløpet på riktig konto. Dersom det dreier seg om et variabelt tillegg eller trekk eller liknende som ikke skal innrapporteres på nytt, kan dere likevel endre konteringen på dette. Da vil systemet generere en ompostering som overføres til regnskapssystemet. Omposteringen vil ikke synes på lønnsslippen eller noen av de andre lønnsrapportene, men den vil synes på konteringsrapportene