Generelt
I noen tilfeller velger man å utbetale forskudd utenom SAP. Av hensyn til avstemmingsarbeidet så anbefales det at reiseforskudd bare utbetales gjennom SAP.
Da enkelte virksomheter likevel ønsker å utbetale forskudd på denne måten, er det også utarbeidet funksjonalitet i SAP for dette. Løsningen innebærer at forskudd utbetalt fra andre systemer enn SAP trekkes inn på reiseregningen som registreres i SAP. Regnskapsmessig betyr dette at SAP kun posterer inntrekket av forskuddet som er kredit mot konto for reiseforskudd og debet mot utgiftskonto for reise.
Systemet hvor forskuddet er utbetalt fra vil ha den tilhørende posteringen for utbetaling, altså en debet mot konto for reiseforskudd og kredit mot reskontro.
Registrering
Forskudd som er utbetalt fra annet system, men som skal trekkes inn i SAP, skal registreres samtidig som reiseregningen i PR05.
Du henter på vanlig måte opp den ansatte i PR05 og klikker på Opprett for å registrere en ny reise. I dette eksempelet er det registrert fire utgiftstyper som summerer seg til et samlet refusjonsbeløp pålydende kr. 5100 (vist under).
I tillegg har den ansatte for denne reisen fått utbetalt et forskudd på kr. 1000 via økonomisystemet. Dette registrerer du altså sammen med reisen under mappekortet Forskudd. Forskuddet skal registreres med hake for Kasse (denne er default). Det er svært viktig at det er haket av for Kasse. Årsaken til dette er at du da forteller systemet at forskuddet er utbetalt tidligere og at SAP kun skal foreta inntrekket (vist under).
Dersom du fjerner haken for Kasse behandles dette som et forskudd til utbetaling sammen med selve reiseregningen. Altså et brudd i intensjonen ved forskudd.
Simulering av resultat for en reise hvor forskudd er registrert uten Kasse vil generere et resultat hvor forskuddet tilsynelatende er trukket. Først ved kontering til kreditoren vil systemet oppfatte at forskuddet aldri har vært utbetalt fra SAP og følgelig så vil naturligvis ikke beløpet bli trukket.
Oppsummert dersom man har fjernet haken for Kasse:
•Korrekt resultat simuleres i PR05 hvor forskuddet ser ut til å bli trukket.
•Beløp overført til reskontro ved kontering blir feil. Dette fordi forskuddet ikke blir trukket ettersom det aldri har vært utbetalt fra SAP.