En ansatt registrerer sine egne reiseregninger
Det forutsettes at virksomhetene tar i bruk selvbetjening av reiser og arbeidsflyt slik at ansatte kan registrere sine egne reiseregninger.
Den ansatte registrerer reiseregningen direkte i selvbetjeningsportalen på nett, eller via DFØ-app. Når vedkommende er ferdig med å registrere en reiseregning, sendes reiseregningen i arbeidsflyt til personer i virksomheten som kontrollerer og godkjenner reisen og eventuelt endrer på kontering. Dette er i henhold til regelverk om attestasjon og anvisning.
Deretter utbetales reiseregningen i den første påfølgende reisekjøringen.
Hvordan vedlegg til reiseregningene skal behandles, bestemmes av den enkelte virksomhet. Men den som kontrollerer reiseregningen elektronisk må ha tilgang til bilagene.
For å kunne registrere reiser må det være registrert fødselsnummer eller internasjonal ID på den ansatte.
Personer som ikke har tilgang til selvbetjeningsløsningene
Personen som har reist, må levere en utfylt papirblankett. Det ligger blanketter for utfylling av reiseregning på DFØs kundesider.
Før reiseregningene registreres i SAP, må den være kontrollert og undertegnet av en person med budsjettdisponeringsmyndighet.
Dersom reisen skal konteres på en annen måte enn med standardkonteringen, må konteringen skrives på reiseregningen før registrering.
Hvordan vedlegg til reiseregningene skal behandles, bestemmes av den enkelte virksomhet. Men den som kontrollerer reiseregningen elektronisk må ha tilgang til bilagene.
Basiskunder
Basiskundene må selv registrere reiseregningene for de som ikke har tilgang til selvbetjeningsløsningene.
Når reiseregning registreres av saksbehandler i virksomhetene, brukes transaksjonskode PR05 Reiseregningsbehandling. Bruken av PR05 er nærmere beskrevet i avsnittet om registrering nedenfor.
Før reiseregningene kan utbetales, må de være godkjent. Den egentlige godkjenningen foretas ved at en person med budsjettdisponeringsmyndighet undertegner på blanketten. I tillegg må det foretas en godkjenning i SAP. Dette gjøres ved hjelp av transaksjonskode PRAP Godkjenning av reiser og er nærmere beskrevet i avsnittet om godkjenning nedenfor. Reisene kan også godkjennes i registreringsøyeblikket i PR05.
Delservicekunder og kunder på grunntjeneste
Disse kundegruppene sender reiseregninger på papir til DFØ for registrering etter at blankettene er kontrollert og undertegnet av en person med budsjettdisponeringsmyndighet.
Reiseregningen skal også være ferdig kontert. Det er bare nødvendig å sette på kontering dersom reiseregningen skal ha en annen kontering enn det som er standard for denne personen.
Dere skal sende en kopi av reiseregningen til DFØ. Vi forutsetter at bilagene også er kontrollert. Det er derfor ikke nødvendig å sende med bilagene til DFØ. Disse skal oppbevares i virksomheten sammen med den originale undertegnete reiseregningen.
For disse tjenestemodellene er det DFØ som godkjenner reiseregningene i PRAP.