Det er umulig å beskrive alle feilsituasjoner som kan oppstå. I dette punktet konsentrerer vi oss om de problemstillinger vi anser som mest relevante.
I tillegg til teksten nedenfor kan det være nyttig å se hva som står om uttrekk av organisasjonsdata, se Inkluder leder i den enkelte enhet.
Finner ikke leder på persondatafilen
Programmet finner hvem som er ansatt i lederstillingen («stilling med hatt») i aktuell organisatorisk enhet. Dersom stillingen er tom eller det ikke finnes noen lederstilling i enheten går programmet opp ett nivå og henter leder i overordnet enhet. Finnes ikke noen leder der heller går programmet opp enda ett nivå og slik fortsetter det om nødvendig helt opp til toppen av virksomheten. Dette er en standard måte å finne leder på.
Når programmet ikke finner riktig leder, sjekk at den person som skal framkomme som leder faktisk har gyldig tilsetting og at stillingen har hatt/er en lederstilling.
Flere lederstillinger i samme enhet
Selv om det ikke er vanlig skjer det at det ligger 2 lederstillinger i samme enhet, kanskje som følge av en feilregistrering.
Ingen ansatte kan få 2 lederer på persondatafilen. Dersom det ligger 2 lederstillinger i den aktuelle enheten skal den som framkommer i kolonnen Leder i PPOSE også framkomme som leder på persondatafilen. Dersom noe annet skjer er det feil.
2 ansatte i samme lederstilling
Dessverre er det ulik logikk i masterdatauttrekket og i PPOSE. Alle ansatte får leder i masterdatauttrekket, men ikke nødvendigvis samme leder som i PPOSE.
En leder for flere organisatoriske enheter
En og samme person kan godt lede to organisatoriske enheter. Det trenger strengt tatt ikke være i samme avdeling, men det siste er uvanlig.
Det må defineres en lederstilling i hver enhet og den ansatte må være tilordnet begge lederstillingen i IT0001. Tilordningsposent trenger ikke være 50:50.
Den ansatte vil nå framkomme som leder i begge enhetene i PPOME. På persondatafilen vil alle ansatte i begge enheter framkomme med riktig leder, men lederen vil bare framkomme med én linje på filen. På lederens linje i persondatafilen ligger samme stilling og organisatoriske enhet som det som vises i skjermbildet i IT0001, dvs. den med høyest tilordningsprosent. På filen vil linjen ha X for lederstilling i kolonne 9999PLANS_LEDER_0001.
Lederen fil vil aldri framkomme med to linjer i persondatafilen. Knytning mellom stilling og organisatorisk enhet med lavest tilordningsprosent vil ikke kunne gjøres i mottakende system ut fra persondatafilen alene.
Dersom lederen skal knyttes opp til 2 stillinger og 2 enheter i mottakende system kan tilknytningen identifiseres på 2 måter.
•I organisasjonsfilen framkommer lederen som leder for begge enheter. Men det er ikke gjort noen endring på selve enheten og den framkommer derfor ikke med en ny post fra en ny dato med en ny leder. Enheten leder er endret på filen fra en dag til den neste og uten noen historisk som sier at det var annerledes i går. Dersom man trenger fradato på denne endringen er organisasjonsfilen ikke god nok.
•I henhold til vanlige rutiner skal knytting til stilling nr 2 registreres i IT0509. I infotypefilen for IT0509 vil personen være knyttet opp mot stilling nr. 2 fra riktig dato. Her vil også stillingen ha X for lederstilling i kolonne 9999PLANS_LEDER_00509. Sammen med persondatafilen vil man kunne se at personene er tilsatt i to lederstillinger.
Finner ikke leder på IT0509
Samme tankegang som or persondatafilen og IT0001.
Leder er beordret
Når en er beordret til en lederstilling og dette er registrert i IT9001 slik det skal vil uttrekket bli mangelfullt. Det er kun politiet som har mulighet til å registrere beordring på denne måten og problemstillingen gjelder derfor ingen andre.
Ved beordring ligger det faste stillingen fortsatt i IT0001. Stilling nr 2, som den ansatte er beordret i, registreres i IT9001 og bare der. Det kan tas ut en egen fil fra IT9001 som viser alle som er beordret, men det vil ikke framkomme der om stillingen man er beordret til er en lederstilling eller ikke.