Formål
Vi har brukt fargekoder for å skille mellom feltene som skal utfylles av DFØ og kundene. Alle felter i Excel-regnearket er passordbeskyttet, utenom feltene som kundene skal fylle ut.
Bemerk: Kunder som har korrigeringer til fakturagrunnlaget, må ta en kopi av den skrivebeskyttede Excel-filen til sitt eget filområde. Kopien kan ved behov endres som angitt under, og sendes DFØ som vedlegg i en brukerstøttesak.
Cellene i Excel-filen
C7 til I7 er brukerlisenser.
K7 og L7 er antall ansatte/eksterne rapportert i A-melding hittil i år.
DFØ
Felter som skal utfylles av DFØ er: Antall aktive brukere, antall lønns- og reiseslipper.
Datafelt:
Antall aktive brukere
Her fyller DFØ inn antall aktive brukere for hver kategori slik det fremkommer ved lisenstelling i SAP (USMM-rapport og A-melding).
Antall lønns- og reiseslipper
DFØ oppgir antall lønns- og reiseslipper som er produsert for kunden forrige kvartal.
Kundene
Felter som utfylles av kundene er: Dekkes av allerede investert dyrere lisens, benyttes til å finansiere billigere lisens, leveres inn og oppgradering.
Dekkes av allerede investert dyrere lisens
Dersom kunden har overforbruk i en lisenskategori, kan de velge å la disse finansieres av underforbruk i en dyrere lisenskategori. Dersom de har ledige lisenser i en dyrere kategori angir de (med negativt fortegn) her hvor mange av overforbruket som skal dekkes av en dyrere kategori. Å benytte en dyrere lisens til å finansiere en billigere lisens innebærer at den dyre lisensen blir nedgradert til den billigere lisensen. Kunden slipper å betale investeringskostnaden for den billige lisensen, og vil fremover betale programvarevedlikehold og teknisk drift for den billigere lisensen.
Benyttes til å finansiere billigere lisens
Her angir kunden (med positivt fortegn) antall lisenser i underforbruk som skal benyttes til å finansiere lavere lisenser i kategori med overforbruk. Dette valget innebærer at kunden vil betale programvarevedlikehold og teknisk drift for lisensene i den lavere kategorien.
Eksempel på at en allerede investert dyrere lisens benyttes til å finansiere en billigere lisens:
En virksomhet har investert i 5 fagbrukerlisenser og 10 leder/koordinatorlisenser. Ved lisenstellingen viser det seg at virksomheten har 2 aktive fagbrukere og 12 aktive ledere/koordinatorer. I stedet for å investere i 2 leder/koordinatorlisenser kan virksomheten velge å benytte 2 fagbrukerlisenser til å finansiere de 2 leder/koordinatorlisensene som virksomheten ikke har dekning for. Virksomheten slipper å betale investering for 2 leder/koordinatorlisenser, og vil fremover betale programvarevedlikehold og teknisk drift på 2 leder/koordinatorlisenser i stedet for 2 fagbrukerlisenser.
Eksempel:
Leveres inn
Her angir kunden (med positivt fortegn) hvor mange lisenser de ønsker å levere inn for hver kategori. En innlevert lisens betaler de ikke programvarevedlikehold og teknisk drift for, men dersom de får behov for den senere må den kjøpes på nytt (investering).
Eksempel på at en lisens leveres inn:
En virksomhet har investert i 5 fagbrukerlisenser. Ved lisenstellingen viser det seg at virksomheten kun har 2 aktive fagbrukere. Hvis virksomheten ikke tror at de får bruk for 5 fagbrukere, men bare 3, vil det lønne seg for virksomheten å levere inn 2 fagbrukere. Ved innlevering må virksomheten i dette tilfellet betale teknisk drift og programvarevedlikehold for 3 fagbrukere. Ved økning til 5 aktive fagbrukere i fremtiden, må kunden imidlertid investere i 2 ytterligere fagbrukerlisenser på nytt.
Eksempel:
Oppgradering
Her oppgir kunden det antall lisenser som skal oppgraderes. De lisenser som byttes inn angis med negativt fortegn, mens de som skal kjøpes angis med positivt fortegn.
Eksempel på at en lisens oppgraderes:
En virksomhet har investert i 5 fagbrukerlisenser og 10 leder/koordinatorlisenser. Ved lisenstellingen viser det seg at virksomheten har 7 aktive fagbrukere og 7 aktive ledere/koordinatorer. I stedet for å investere i 2 fagbrukerlisenser kan virksomheten velge å oppgradere 2 leder/koordinatorlisenser til fagbrukerlisenser. Dette innebærer i dette tilfellet at virksomheten må betale mellomlegget mellom prisen for 2 fagbrukerlisenser og 2 leder/koordinatorlisenser for selve oppgraderingen, og teknisk drift og programvarevedlikehold for 7 fagbrukerlisenser (5+2) og 8 (10-2) leder/koordinatorlisenser.
Eksempel:
