For at data uttrekket skal kunne leses inn og bokføres i økonomisystemet, må det gjøres noen endringer i oppsettet. Når det gjelder Agresso må følgende gjøres:
Bilagsarter
I SAP FI er det opprettet ulike bilagsarter for de ulike lønnskjøringene. Følgende bilagsarter er opprettet som standard:
Hovedlønn Bilagsart = BH
Engangskjøringer/bonuskjøringer Bilagsart = BE
Reiseregninger Bilagsart = BR
Trekk-kjøringer (1. og 2. mnd. Trekk) Bilagsart = BT
Egen bilagsart for ved overstyring Bilagsart = BO
Før disse bilagsartene kan leses inn i økonomisystemet, må de opprettes i Agresso også. Bilagsserier kan tilpasses de seriene som brukes i dag. Det er også mulig å tildele andre firmaspesifikke bilagsarter, men da vil alle posteringene få samme bilagsart.
Tildeling av bilagsnummer
Tildeling av bilagsnummer skjer i økonomisystemet. Denne løsningen er valgt for å unngå hull i bilagsseriene. I SAP får vi f.eks. en del posteringer der summen på kontoen blir lik 0. Disse posteringene overføres ikke til økonomisystemet. Gjelder bl.a. netto utbetalt der det alltid genereres en debet og kredit i SAP med samme beløp. I tillegg måtte vi dersom vi overførte bilagsnumrene fra SAP passe på at det ikke ble kollisjoner mellom de bilagsnumrene som ble overført fra SAP og de som ble tildelt andre posteringer i økonomisystemet. En slik løsning ville medføre mye arbeid med å holde rede på bilagsnumrene i økonomisystemet.
Nye verdier i dim 7
For å kunne avstemme oppgavepliktig beløp i Agresso mot lønnssystemet, må det defineres nye koder i dim 7. Følgende koder må opprettes:
A = oppgaveplikt og
avgiftsplikt
B = ingen oppgave- eller avgiftsplikt
O = bare
oppgaveplikt
Nye kontonumre
I tillegg må det opprettes to balansekonti/gjeldskonti. En konto for ansattgjeld en konto for trekkmyndigheter. Som standard brukes 7000 0520 ”Ansatte –konto til konto” og 7000 0525 ”Trekkmyndigheter”. Disse må opprettes som GL-konti da det ikke skal foretas reskontroposteringer i Agresso. Disse kontiene blir brukt i forbindelse med remittering av lønn og trekk i SAP FI. Saldoene på disse kontiene skal normalt være lik null, men dette vil være avhengig av når overføringen av data til Agresso skjer.
Endringer i konteringsreglene
Overføring av data fra SAP FI skjer på aggregert nivå, dvs. at det komme en postering pr. kombinasjon av konteringsobjektene. Dette betyr bl.a. at det ikke vil komme postering på personnivå. De konti i Agresso som har en konteringsregel som krever verdi i dim 5, må endres. Dette gjelder for eksempel konto for lån og reiseforskudd.
Forsystem
Det må opprettes et forsystem med behandlingskode B* - import fra forsystem som vi har valgt å kalle SA:
Rapportvariant for innlesing av forsystemtransaksjoner
Deretter må det lages en rapportvariant for innlesing av forsystemtransaksjoner, jfr. eksempel. I denne varianten må forsystem SA settes opp. I tillegg er det viktig at riktig filformat blir definert. For dem som kjører Agresso versjon 5.2.1, skal dette formatet være 50GL. Andre versjoner av Agresso kan kreve andre formater.
