Ved overføring av stamdata i HR til den tilhørende kreditoren i FI (PRAA) kan man oppleve at det opprettes doble kreditorer. En slik situasjon vil normalt ikke oppdages før man får feilmelding ved opprettelse av konteringskjøring for enten hovedlønn, bonuslønn eller reisekjøring. Doble kreditorer kan slettes av DFØ. Se Sletting av doble kreditorer. For at det skal unngås at dette oppstår så følger en presisering av hvordan programmet under transaksjonskoden PRAA fungerer:
Enten det gjelder ”første generering” eller ”oppdatering” så kjøres PRAA i to steg. Det er kun ved ”første generering” at kreditorer opprettes og det er derfor kun i dette tilfellet at doble kreditorer kan oppstå. I det følgende er det derfor kjøring av denne varianten som er beskrevet. Programmet kjøres altså slik:
1. Via transaksjonskoden PRAA og danner så en batch input mappe i transaksjonskode SM35.
2. Batch input mappen leses så inn via transaksjonskode SM35.
Ved kjøring av pkt 1 foretar programmet en sjekk om det finnes en eksisterende kreditor for det aktuelle ansattnummeret. Imidlertid vil denne sjekken ikke gjennomføres på nytt ved innlesning av batch input mappen som dannes under pkt 1. Kontrollsjekk på om den ansatte er opprettet som kreditor foretaes altså kun ved pkt 1 og ikke ved pkt 2. Dette betyr at dersom man kjører PRAA for en nyansatt så opprettes først kreditor ved innlesning av batch input mappen. Om mappen ikke leses inn og man kjører ”første generering” i PRAA på nytt så dannes det en ny mappe i SM35. Vi har da to mapper i SM35 hvor den nyansatte ligger og dersom begge disse leses inn så opprettes altså to kreditorer.
En typisk feilsituasjon er i de tilfeller hvor man først kjører PRAA med ”første generering” hvorpå det viser seg å være feil i stamdata (infotype 6 og 9) på en eller flere av nye ansatte. Man retter stamdata, kjører PRAA på nytt og prosesserer begge mappene som igjen medfører at det opprettes doble kreditorer. Dette kan løses ved at man enten sletter mappen i SM35 (uten at den prosesseres) eller at den prosesseres FØR programmet kjøres på nytt. Når programmet kjøres med variant ”oppdatering” så vil uansett endringer i stamdata
på de ansatte oppdateres på de tilhørende kreditorene i FI og eventuelle feil eller mangler i stamdata blir korrigert.