Det er viktig å bli kjent med noen begrep som gjelder for arbeidsflyt i Statens fellestjeneste for lønns- og personaladministrasjon. Disse begrepene er benyttet i arbeidsflyt, i rapporter og i dokumentasjonen:
HR-flyt
Arbeidsflyt følger
organisasjonsstruktur i SAP.
HCM-flyt
Personrelaterte e-skjema i
HR-flyt kan styres til egne godkjenner 1.
FI-flyt
Arbeidsflyt er kostnadsstyrt og
følger kostnadstilordning slik den er satt opp i FI-tabell.
Godkjenner 1
(GK1)
Kontrollerer at innholdet i en arbeidsflytoppgave er korrekt, for
eksempel i reiseregninger. Skal alltid etterfølges av Godkjenner 2.
Godkjenner 2
(GK2)
Leder med budsjettdisponeringsmyndighet, evt. den som har fått
delegert slik myndighet. Foretar formell godkjenning av data før oppdatering i
lønnssystemet.
Alternativ godkjenner
2 (Alt. GK2)
Godkjenner GK2s
oppgaver (finnes kun i FI-flyt og må ikke forveksles med stedfortreder).
Godkjenner
K
Godkjenner K er en person som oppretter eller ferdigstiller kontrakter
i løsningen for Tilsetting og arbeidskontrakt. Godkjenner K godkjenner også
utbetalinger av oppdragskontrakter og timelister i innkurven i
selvbetjeningsportalen. Denne personen betegnes ofte som «Godkjenner kontrakt»,
«Saksbehandler» eller «Saksbehandler kontrakt».
Godkjenner
Benyttes når det kun er én
godkjenner av arbeidsflyt, for eksempel fravær.
Feilretter
Mottar arbeidsflytoppgaver
hvor postering i lønnssystemet har feilet. Feilretter korrigerer manuelt.
Saksbehandler
Felles betegnelse for de
som mottar en oppgave i arbeidsflyt. Begrepet er reservert til generell
beskrivelse. Saksbehandler brukes også utenom arbeidsflyt for de som registrerer
personaldata for andre enn seg selv.
WF-administrator
Overvåker
arbeidsflyt. Analyserer og løser opp arbeidsflyt som har gått i
"ERROR" eller der saksbehandler ikke kan utledes.
Initiator
SAPs
begrep for den som starter en arbeidsflyt.
Stedfortreder
Kan motta og utføre
arbeidsflytoppgaver på vegne av en godkjenner.