Endringer i OM i forbindelse med avvikling av
firma
Formål
Beskrive hva som skal gjøres i OM når et firma avvikles i SAP. Dette kapittelet gjelder enten et firma avvikles som ledd i en omorganisering eller fordi det ikke lenger skal vedlikeholdes i SAP.
Når et firma er avviklet, må også organisasjonsstrukturen som tilhører firmakoden, avgrenses i SAP.
Prosjektarbeid
Avvikling av firma foregår alltid i prosjekt etter egen sjekkliste. Se også eget kapittel om omorganisering i dokumentasjonen for kunder. Behandling av organisasjonsstrukturen er altså bare ett ledd i arbeidet.
Tidspunkt
Organisasjonsstrukturen skal alltid avgrenses på den dato firmakoden legges ned i SAP.
Merk: Tidspunkt for når man faktisk foretar avgrensingen kan variere fra prosjekt til prosjekt. Når en hel organisasjonsstruktur er avgrenset, mister brukere tilgang til organisasjonen fordi tilknytning A290 også avgrenses. Hvis avgrensning er ledd i en omorganisering, vil bruker dermed ikke lenger få tak i ansatte som har sluttet i disse organisasjonsstrukturene. Man bør derfor vente med å utføre avgrensing til brukere ikke lenger har tilgang til data i det avsluttede firma. Som hovedregel har brukere tilgang til 1. mai året etter avgrensing.
Tilgang til fratrådte etter nedlegging
Hvis brukere har behov for å få tak i sluttede ansatte etter at de har mistet tilgang til det avviklede firma, må kontorstedet hjelpe med gjeninntredelse. Dette er altså annerledes enn når man legger ned organisasjonsenheter innenfor eksisterende firmakoder.
Forutsetninger
Før organisasjonsstrukturen kan avgrenses, må alle ansatte ha fratrådt i den gamle firmakoden. Se sjekklisten.
Transaksjonskode
PPOME – Organisasjon og bemanning Endre.
Fremgangsmåte
Se også kapittel om vedlikehold av organisasjonsstrukturen i dokumentasjonen for kunder.
Avgrens stillinger først
1. Sørg først for at ingen stillinger er besatt på tidspunkt for avgrensning.
2.
Marker alle stillinger som skal avgrenses og velg meny for
’Tidsplanlegging’ og deretter ’Objekt’:
3.
Velg avgrensningsdato som er den dato firmaet ble lagt ned i SAP:
Avgrens deretter organisasjonsenhetene
4. Når alle stillinger er avgrenset, velg de organisasjonsenhetene som skal avgrenses og gå frem på samme måte som over.
5. Lagre til slutt dataene.
6. Kontroller ved å sette prognosedato til en dato organisasjonsstrukturen var gyldig. I vårt eksempel må vi sette en prognosedato før 31.12.2009.
