Formål
Rapporten er et verktøy for å analysere oppsett av arbeidsflyt i hvert enkelt firma. Den gir oversikt over hvem som er godkjenner for ansatte i hver enkelt arbeidsflyt. I tillegg rapporteres hvilken rolle som kontrolleres for godkjenner.
Eventuelle avvik eller problemer listes også.
Forutsetninger
Bruker av rapporten er godt kjent med de ulike arbeidsflytene (fravær, reise, overtid, e-skjema).
Transaksjonskode
YWF_ANALYSE – Analyse av oppsett arbeidsflyt.
Fremgangsmåte
Tast inn transaksjonskode YWF_ANALYSE. Det er laget flere varianter for å liste de ulike arbeidsflytene. Velg den CUS&OPAL-variant som passer. Alternativt kan du selv fylle seleksjonsbildet og kjøre uten variant. Man kan kjøre rapporten på dato både fram og tilbake i tid.
Klikk på Utfør eller bruk funksjonstast F8 for å starte genereringen.
NB! Rapporten kan ta meget lang tid å kjøre. For å korte ned svartiden anbefales å begrense utvalget, for eksempel på organisasjonsenhet eller på den enkelte arbeidsflyt som skal analyseres.
Forklaring av enkelte parametere
Firmakode(r): Begrens alltid søket på firmakode. I tillegg til å analysere for ett firma av gangen, vil det hjelpe på svartid.
Org.enhet(er): Begrens gjerne på organisasjonsenhet for å forkorte svartid. Det vil søkes fra den organisasjonsenhet som oppgis og nedover hele hierarkiet.
Arbeidsflyt(er): Velg den eller de arbeidsflyter som skal analyseres. Tips: For overtid benyttes samme oppgave for «Godkjenne overtid – 1 godkjenning» og «Godkjenne overtid – 2 godkjenninger». Hvis du kjører for alle arbeidsflytene, bør du ekskludere ”99000001 Godkjenne overtid – 2 godkjenninger” (med mindre denne er i bruk i firma du analyserer for).
Oppgave(r): Velg eventuelt oppgaver som skal analyseres. Det må være sammenheng mellom valg av Arbeidsflyt og valg av Oppgaver.
Vis på ansattnummernivå: Ved dette valget listes hver ansatt ut.
Vis på org.enhetnivå: Ved dette valget listes organisasjonsenhetene ut. Det listes da ut like mange rader pr. organisasjonsenhet som det er ulike kombinasjoner av godkjenner eller meldinger i organisasjonsenheten.
Analyse av resultat
Rapporten man får ut kan se slik ut:
Det vises kun et utdrag av rapporten med «dummy» data.
Man kan også velge en annen visningsvariant for å se mer data. Visningsvarianten som er satt per default heter /CUSOPAL01 – Arbeidsflytanalyse for sluttbrukere, men man kan også hente visningsvariant /CUSOPAL02 – Arbeidsflytanalyse for regionkontor som viser mer detaljer i rapporten.
Nedenfor forklares enkelte kolonner i rapporten med visningsvariant /CUSOPAL02.
Start: En X indikerer at arbeidsflyten er satt opp i ywf_start. En - indikerer at arbeidsflyten ikke er satt opp.
Godkjenner: Hvis programmet finner én eller flere gyldig(e) godkjenner(e) for den ansatte, listes brukernavnet på godkjennere. Kriterier for å finne en gyldig godkjenner er: 1) Godkjenner har relasjon AZWF til den ansattes organisasjonsenhet. 2) Godkjenner har en bruker som er gyldig. 3) Godkjenner har korrekt rolle. Hvis man ikke finner noen godkjenner i den ansattes organisasjonsenhet, letes ett hakk oppover i organisasjonen inntil tilslag.
Godkjenners leder: Leder i den organisasjonsenhet godkjenner befinner seg. Brukernavn til lederen listes. Hvis godkjenner er på øverste nivå i organisasjonen, vil Godkjenners leder være tom.
Melding: Her listes eventuelle avvik. Følgende meldinger kan oppstå:
•Workflow ikke satt opp i YWF_START
Den aktuelle arbeidsflyten
er ikke satt opp for den organisasjonsenheten den ansatte befinner seg i.
•Oppgave er ikke satt opp i YWF_AGENTER
Arbeidsflyten er satt
opp i YWF_START, men oppgavene i arbeidsflyten er ikke satt opp i
YWF_AGENTER.
•Fant ingen gyldig godkjenner
Det ble ikke funnet noen
godkjenner som tilfredsstiller kriteriene. Se under forklaring på kolonnen
Godkjenner.
•Godkjenner mangler autorisasjon til ansatt
Det er funnet en
gyldig godkjenner, men vedkommende har ikke strukturell autorisasjon til å lese
den ansatte han/hun er godkjenner for.
•Ansatt har ikke portalbruker
Det er ikke registrert bruker for
den ansatte i infotype 0105/0001. Meldingen forekommer bare i Vis på
ansattnummernivå.
•Ansattes portalbruker er ikke gyldig
Det er registrert bruker
på den ansatte i infotype 0105/0001, men brukeren eksisterer ikke, eller er ikke
gyldig pr. dato. Meldingen forekommer bare i Vis på ansattnummernivå.
•Minst én ansatt mangler gyldig portalbruker
Denne meldingen
forekommer bare i Vis på org.enhetnivå. Minst en av de ansatte i organisasjonen
mangler enten registrering av bruker i infotype 0105/0001, eller mangler
bruker.
•Prinsipp
Viser om arbeidsflyten er satt opp med lederprinsipp
eller saksbehandlerprinsipp. Det er bestemt at alle skal over på
saksbehandlerprinsipp.
•Rolle
Viser hvilken rolle potensielle godkjennere må ha for å
identifiseres som godkjennere.
Man kan også få opp stedfortreder fra rapporten. Ved å dobbeltklikke i cellen for behandler kommer man direkte inn i rapporten YWF_VIS_STEDFORTRED
NB! Vær obs på at dobbeltklikking i andre celler ikke vil gi resultat.