2. Lag remitteringsforslag

Generelt

Her lager man et forslag til remittering (utbetaling).

Denne aktivitet gjøres som del av sjekkliste for remittering når det gjelder lønnskjøring og reisekjøring.

For både enmånedsoppgjøret og tomånedsoppgjøret er denne aktivitet del av en automatisk jobb som inkluderes i sjekkliste for hvert enkelt oppgjør.

Formål

Produsere forslag for betalingskjøring (utbetaling til ansatte eller trekkmottakere).

Forutsetninger

Produktiv lønns-, reise- eller trekkjøring må være gjort.

Transaksjonskode

F110

Fremgangsmåte

Tast inn transaksjonskode F110, følgende skjermbilde presenteres:

Nedenfor vises det hvordan de ulike mappekort skal fylles ut og hvordan meldingene under mappekort Status endrer seg i løpet av prosessen.

Dato og ident

I feltet Dato for utføring oppgis utbetalingsdatoen. Når det gjelder de ulike bankene har alle rammeavtalebankene nå kalenderfunksjon ved lønnsoverføring. I feltet for ID er det viktig å huske på at det må stå P i 5. posisjon ved remittering av hovedlønn og bonus, dette for at betalingen skal behandles som lønnsutbetaling i BETFOR22.

Dersom man remitterer for et firma kan det være greit å bruke firmakoden som ident, for eksempel 1100P. Ellers er det ingen krav til hvordan identen registreres.

Ved remittering av utbetalingskort og reise SKAL identen være UTEN P for alle bankene.

Grunnen til at P ikke skal inkluderes i femte posisjon for T1 og T2 og reise er at disse ikke er lønnsutbetalinger men vanlig leverandørutbetaling (betalingen skal med andre ord ikke skal behandles som lønnsutbetaling i BETFOR22).

NB! For T1 og T2 lages remitteringsforslag automatisk og navngis da henholdsvis T1 og T2. Om man må lage remitteringsforslag for T1 eller T2 manuelt er skal disse kalles T1 og T2.

Parameter med kopiering fra tidligere kjøringer

Hvis betalingsforslaget har mange firmakoder  er det en fordel å kopiere parametere fra tidligere kjøringer.

Etter at dato og ID er fylt ut gå til mappekort Param.

Klikk på kopier knappen (se skjermbildet nedenfor) og velg siste kjørings ID eller tilsvarende som inneholder firmakodene du ønsker. Kun firmakoder med åpne poster blir medtatt, derfor  er korrekt bilagsart viktig å velge (under fritt utvalg)

Du kan kopiere fra andre kjøringer eksempel hoved lønn til bonuskjøring /reisekjøring. men da er det viktig å endre bilagsart  (se alle bilagsarter under fritt utvalg).

Velg nedtrekks meny og f.eks forrige utføringsdato:

Hake for tilpass datoangivelser gjør at datoer justeres etter dato for utføring

Firmakoder kan fjernes ved bruk av sletteknappen eller man kan legge til nye i feltet under firmakoder.

Nytt Parameter

Fyll ut følgende:

•     Firmakode

•     Betalingsmåte

•     Neste k. dato (må være minst en dag lenger fram enn betalingsdato). Dato angir betalinger fram i tid.

•     Kreditor 1 - 9999999999

Til slutt Lagre. Status har endret seg slik:

Fritt utvalg

På dette mappekortet kan det angis forskjellige utvalgskriterier. Det mest aktuelle vil være å angi bilagsart. Følgende bilagsarter brukes:

•     BH   Hovedlønn

•     BR   Reiseregninger (og reiseforskudd)

•     BE   Bonuslønn

•     BT   Trekk-kjøring (dvs. remittering av 1- og 2 mnd oppgjør)

Åpne Feltnavn og velg:

Det kan også være behov for å ha bruke flere utvalgskriterier. Et eksempel kan være at avregningsreturene for en måned er lest inn, betalingsordrene er slettet men kreditorene er ikke blitt utlignet. Det innebærer at kreditorene er i null ved spørring i FBL1N men ikke utlignet. I dette tilfelle vil postene komme med igjen på neste måneds remitteringsforslag dersom man ikke begrenser utvalget. En god måte å begrense utvalget av åpne poster på er å bruke parameteren Bilagsdato i tillegg til bilagsarten.  Framgangsmåten er slik:

NB! Bilagsdatoen må skrives 20091105 til tross for at datoen ligger som 05.11.2009 på reskontroen.

Legg videre merke til at feltet må hentes opp ved å klikke på knappen Feltnavn slik:

Andre parameter kan også brukes og disse framkommer ved å dobbeltklikke på Andre.

Deretter grønn hake og en rekke feltnavn kommer opp:

Tilleggsprotokoll

På dette mappekortet kan man sette opp alternativer rundt logging av eventuelle feil, etc. Sett haker som vist i bildet nedenfor.  Kreditornumrene 1 – 9999999999 må spesifiseres slik at ingen kreditorer utelates.

Forslagskjøring

Klikk på ikonet  for å lage forslag.

Sett hake i feltet for Direkte start slik:

Status har endret seg til følgende:

Betalingsforslag en firmakode

Ved å klikke på ikonet   og i neste bilde klikke på  velg oppsett og velge

får man opp postene i betalingsforslaget.

Summen i bunn er følgende:

Summen på betalingsforslaget benyttes til kontroll mot det bilaget i konteringskjøringen som viser netto utbetalt for hele kjøringen.

Betalingforslag alle firmaer

Er det flere firmakoder  i forslaget er det mulig å kjøre en samlet betalingsliste for disse som kan lastes ned i excel.

Velg Variant : (Merk. Reise har fått egen variant CUS&OPAL02)

Svar nei til å vedlike holde firmakodespesifikke totalister.

Svar ja til å vedlikeholde firmakodeuavhengige totalister.

Oversikt med antall og beløp per firmakode for kontroll

Spesielt: Ved bruk av utbetalingskort

Det er nå ingen forskjell på behandling av utbetalingskort uansett hvilken bank kunden har.

For DnB skal utbetalingskort IKKE lenger tas med i samme remitteringsforslag som konto til konto, betalingsmåte T. DNB, Nordea og Sparebank 1 har nå lik rutine.

Nå må utbetalingskort betalingsmåte I remitteres for seg selv i eget remitteringsforslag uansett bank. Det er VIKTIG at identen er uten P slik at filen som dannes er en fakturafil.

Ved utbetalingskort må det være adresse på kreditor. (i feltet for gateadressen på kreditoren.) Dersom dette feltet er blankt kommer mottaksreturen med returkode AH234. Da må adressen legges inn og forslaget må slettes og remitteres på nytt

NB Dersom begge betalingsmåter (I og T) brukes i samme remitteringsforslag for Nordea og Sparebank1 blir filen avvist i banken og forslaget må slettes og bestilles på nytt riktig. Her det forskjell på Sparebank1 og Nordea. For Nordea blir hele filen avvist (bare feilkoder). For Sparebank1 blir også hele filen avvist, men den første recorden har likevel AH201 (dvs. korrekt returkode).

For DNB kan bruk av begge betalingsmåter føre til at deler av filen/ hele filen blir avvist av banken.

Dette er nytt i forbindelse med oppgradering til EHP 5 og det gjenstår å se hvordan banken behandler dette.

Oppsummert kan man si følgende om de ulike bankenes løsning i forhold til utbetalingskort: